Assistant d'adjoints au maire H/F VILLE DE MULHOUSE

A Gestion de l'agenda et organisation matérielle

• Assurer le suivi de l'agenda des adjoints (invitations, représentations du Maire…)

• Planifier et mettre en place des réunions et des rendez-vous

• Préparer les dossiers en vue des réunions (recueillir les ordres du jour, les notes, procurations…)

• Organiser les repas de travail (demande de boissons, commande de plateaux repas…)

• Organiser les déplacements et gérer les frais de déplacement (ordres de missions…)

• Gérer les besoins en fournitures

• Réceptionner, trier, attribuer et gérer le courrier entrant via le logiciel ELISE

• Répondre aux courriers et courriels d'invitations.

• Publiposter des courriers aux personnes âgées et gestion de l'enveloppe en vue de la visite des adjoints à l'occasion des anniversaires et des noces grand âge

B Accueil téléphonique et physique des visiteurs

• Réceptionner les appels téléphoniques destinés aux adjoints, effectuer le filtrage, la prise de messages et le suivi

• Procéder à l'accueil physique des rendez-vous

• Formation en secrétariat ou assistance de direction exigée

• Bonne connaissance de l'organisation de la Ville et de M2A ou expérience du même type dans une autre collectivité

• Bonne maîtrise des applications informatiques (outlook, word, excel, publipostage, Elise)

• Bonne maîtrise de la communication écrite et orale

• Sens du service et qualités relationnelles

• Réactivité, autonomie, rigueur et sens des priorités

• Respect, loyauté et discrétion

Modalités de recrutement

• Recrutement sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes de service

• Organisation du travail : 37h50 hebdomadaires, 17 RTT/an

Avantages

• Participation de l'employeur à la mutuelle et à la prévoyance

• Titres restaurant

• Télétravail partiel

• Plan de déplacements d'entreprise (remboursement à 75% des transports en commun, aide issue du forfait mobilités durables...)

• Compte épargne temps

• Prêts d'accession, carte de réduction sur les services de la Ville

• Amicale du personnel (billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...)

Le Secrétariat Général de la Ville de Mulhouse recherche un assistant d'adjoints au maire afin d'assurer le soutien administratif, matériel et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement de leurs missions.