Secrétaire CDD 3 mois (H/F) TEMPS DE VIE

Le Dispositif des Mineurs Non accompagnés à Verderonne , accueillant des adolescents confiés par l'Aide Sociale à l'Enfance, recrute un(e) Secrétaire en CDD pour un remplacements à pourvoir dès que possible.
Missions :
Les tâches de secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier postal (arrivée et départ)
- Gestion de la boîte mails
- Tenue, mise à jour et classement des dossiers administratifs des enfants de l'admission au départ
- Traitement des dossiers administratifs liés à la prise en charge éducative, médicale et para médicale, scolarité, transports, dossiers MDPH, activités extrascolaires et séjours extérieurs...
- Diffusion des informations auprès du personnel du Dispositif, des partenaires extérieurs concernant la prise en charge globale des enfants
- Participation à l'élaboration des calendriers en lien avec la Responsable de Services et l'Aide Sociale à l'Enfance (gestion, commandes, annulation des transports, diffusion des calendriers et classement, optimisation des transports, vérification des factures...)
- Classement des comptes rendus et des notes d'incident
- Mise à jour des tableaux de bord existants et création en fonction des besoins
- Traitement du courrier, des documents, des procédures en lien avec le fonctionnement de l'établissement et de l'association TEMPS DE VIE
- Gestion des visites médicales du personnel, diffusion de documents et mise à jour des dossiers salariés
- Saisie de données et mise en forme du rapport annuel d'évaluation et des documents demandés par l'autorité de tarification
- Gestion des commandes inhérentes au fonctionnement de la Maison d'enfants (fournitures administratives, scolaires, produits hygiène, repas, taxis.)
- Gestion et mise à jour de l'affichage
- Gestion des stocks matériels (EPI, pharmacie, fournitures,.)
- Archivage
Compétences :
- Maîtrise de bases de données, Excel, Word..
- Capacités d'adaptation, de réflexion, d'organisation pour répondre aux mieux à la diversité des tâches demandées
- Capacité à s'informer, à se former et à utiliser les documents et les techniques informatiques.
- Organisation, planification du travail avec méthode
- Discernement, signale toutes anomalies et partage les préoccupations rencontrées dans sa fonction et dans la relation avec les enfants avec les personnes référents.
- Contribue au bon fonctionnement général du dispositif
Qualités relationnelles :
- Disponibilité, motivation
- Savoir travailler en équipe
- Avoir une exigence de travail et de rigueur
- Ouverture vers les autres
- Secret Professionnel