Secrétaire administrative F/H INTERSUD INTERIM FREJUS

Entreprise :
Dans le cadre d'un remplacement temporaire, notre client est à la recherche d'une secrétaire administrative polyvalente afin de renforcer son équipe et accompagner efficacement la direction dans la gestion quotidienne.

Vos missions principales

1. Gestion administrative et communication

• Assurer l'accueil téléphonique (standard 2 lignes) et ponctuellement l'accueil physique
• Gérer les courriels (réception, envoi, distribution)
• Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, emails…)
• Classer et archiver les dossiers (papier et numérique)

2. Organisation et suivi des interventions

• Planifier les interventions (réparations, réfections, recherches de fuite)
• Informer les clients (particuliers, syndics, maîtres d'ouvrage) et confirmer par email
• Suivre les documents administratifs (attestations TVA 5,5 % et 10 %, permis feu…)
• Préparer et transmettre les dossiers pour la gestion des acomptes
• Assurer le classement et le suivi des dossiers

3. Gestion des appels d'offres

• Préparer les dossiers de réponse aux appels d'offres
• Saisir les DPGF (Excel) et les intégrer dans le logiciel EBP PRO BÂTIMENT
• Rédiger les mémoires techniques
• Constituer les dossiers administratifs (acte d'engagement, pièces contractuelles…)
• Déposer les offres sur les plateformes dédiées et assurer le suivi
• Préparer les dossiers pour les réunions de négociation

4. Suivi et gestion administrative

• Mettre à jour les tableaux de bord (chantiers, réparations, appels d'offres…)
• Gérer les dossiers de sous-traitance (contrats, attestations, agréments)
• Assurer le suivi des intérimaires (saisie des heures, transmission à la comptabilité)

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance du logiciel EBP PRO BÂTIMENT appréciée
• Excellente expression écrite et orale
• Notions d'anglais appréciées

Qualités personnelles :

• Organisation, rigueur et autonomie
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Bon relationnel et sens du service
• Polyvalence

Formation et expérience

• Niveau Bac à Bac+2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat)
• Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée

Conditions de travail

• Horaires : 9h00 - 12h00 / 14h00 - 18h00
• Fermeture du standard à 15h30 pour traitement administratif
• Poste en présentiel

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous intégrerez une structure dynamique où votre polyvalence et votre sens de l'organisation seront essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise.

INTERSUD Intérim FREJUS

Intersud Intérim, c'est 5 agences de recrutement qui proposent des offres d'emploi en intérim, CDD et CDI dans de nombreux secteurs d'activité.

Nos équipes de recrutement vous diffusent des opportunités professionnelles à saisir, en tant qu'agence généraliste, dans tous les secteurs d'activités.

AVANTAGES :

10 % IFM + 10 % CP / Possibilité de formation et d'évolution / CET plan épargne temps : Sommes placées à 10% par an (TAEG fixe) / *.
(*Voir conditions en agence)