Agent(e) d'Accueil et de planification OFII (H/F) DIRECTION TERRITORIALE

Mission :
L'agent d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique du public. Il fournit un premier niveau d'information et oriente les personnes vers le service compétent. Il est le premier interlocuteur de l'usager, à ce titre il représente l'image extérieure de l'établissement.
L'agent de planification est chargé de la gestion des convocations du public concerné à la visite médicale et à la visite d'accueil. Il saisit également les présences et absences de ce public aux différentes convocations, dans un logiciel dédié.
Principales activités
Accueil, information et orientation du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Ecouter et comprendre les demandes
- Vérifier l'identité des usagers qui se présentent et appellent
- Fournir des informations d'ordre général sur l'établissement, les procédures et la réglementation
- Orienter vers les services internes ou les partenaires externes adéquats
- Répondre à des questions simples concernant le suivi d'un dossier
- Gérer les flux de personnes
- Contrôler et saisir les présences et absences aux rendez-vous sur l'application GRDV
Gestion des convocations à la visite médicale et à la visite d'accueil
- Organiser et gérer les plannings des convocations
- Procéder aux convocations dans les logiciels dédiés en accord avec les plannings des services concernés
- Envoyer les convocations aux usagers
- Editer les listes des personnes convoquées
- Gérer les modifications ou annulations de rendez-vous, optimiser les créneaux
- Contrôler et saisir les présences et absences aux rendez-vous sur l'application métier
Activités complémentaires
- Réceptionner le courrier
- Contribuer à l'élaboration de statistiques relatives à l'activité
Environnement de travail
- Contact permanent avec le public
- Poste avec des contraintes horaires
- Activité soumise aux nuisances sonores (proximité avec la salle d'attente)
Une lettre de motivation est exigée. TOUTE CANDIDATURE SANS LETTRE DE MOTIVATION NE SERA PAS ETUDIEE.