Valence Romans Agglo - Assistant de direction et scolarité conservatoire - Valence (h/f) Valence Romans Agglo

Sous la responsabilité du directeur du conservatoire et de la responsable administrative et financière, site de Valence, en lien avec deux autres collègues de l'unité scolarité, vous assurez la gestion de la scolarité ainsi que le secrétariat de direction. Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes.

Secrétariat de direction

o Gestion du secrétariat du directeur et de la responsable administrative,

o Gestion des agendas du directeur et de la conseillère aux études, prise de RDV, organisation de réunions,

o Gestion et suivi du courrier interne et externe et du logiciel Acropolis,

o Saisie, mise en forme, rédaction et diffusion de divers documents,

o Suivi des décisions de la direction,

o Préparation des supports pour les commissions pédagogiques et suivi en lien avec la conseillère aux études,

o Suivi du calendrier pédagogique : conseils pédagogiques, commissions pédagogiques de site, conseils de classe,

o Mise en page du bilan d'activité et des documents cadres du conservatoire,

o Suivi et mise à jour de la partie scolarité du site du conservatoire,

o Suivi des éléments variables de paie avec la responsable administrative.

Gestion de la scolarité

o Suivi de la scolarité des disciplines musique à l'image, analyse et écriture, musique de chambre, saisie sur le logiciel métier DuoNET et le logiciel FILEMAKER, inscriptions, cours, suivi de la scolarité, planning salles, absences élèves, bulletins, jurys, examens et toutes tâches liées à ces domaines d'activité,

o Gestion des rémunérations et remboursement des jurys en lien avec la Direction des ressources humaines,

o Elaboration des documents support pour le bilan d'activité et les demandes de subvention (requêtes, tableaux de bord, statistiques…),

o Renseignements aux familles,

o Préparation de la commission des diplômes, tenue des registres,

o Autres tâches de gestion liées à l'évolution du fonctionnement de l'établissement et de son règlement des études.

Autres tâches

o Prise en charge de l'accueil en cas d'absence de la personne référente,

o Présence aux journées portes ouvertes et aux rencontres et réunions qui concernent la scolarité,

o Exceptionnellement, accueil du public lors des évènements du conservatoire (soir et week-end).

- Connaissance avancée des logiciels de bureautique Word et Excel, Outlook, Powerpoint,

- Connaissance du logiciel métier DuoNET, Filemaker,

- Bonnes capacités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles,

- Bonne présentation, dynamisme et réactivité,

- Rigueur, planification et organisation de son travail en autonomie,

- Travail en équipe, polyvalence, discrétion.

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

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