SECRETARIAT DE DIRECTION École Nationale d’Administration Pénitentiaire

Votre mission généraleL'apprenti(e) recruté(e) devra être en capacité de prendre en charge le secrétariat général du Département Gestion et Management. S'ajouteront des tâches spécifiques en lien direct avec la direction du département tels l'accompagnement des formateurs internes occasionnels et des prestataires extérieurs démarchés pour dispenser des séances pédagogiques auprès des publics formés, le suivi de la mise en place de marchés publics, l'établissement de tableaux de suivi budgétaire.Vos activités principales

• - Gérer le courrier, l'enregistrer, déterminer les urgences et le répartir- Renseigner et mettre à jour quotidiennement les plannings sur ADESOFT, participer à la gestion administrative des personnels :- Positionnement des congés et absences- Modifications sur les cours après validation du responsable concerné- Relations avec les unités de formation et de coordination des moyens- Placement des intervenants- Mise à jour des différents tableaux de bord (d'activité, de programmes de formation…)- Placement des réunions et des activités diverses des responsables de formation et formateurs- Suivi, classement et archivage- Tous travaux de secrétariat (rédaction de courriers, statistiques…) sur demande de la cheffe de département ou de son adjoint- Assurer l'accueil téléphonique ou physique des intervenants- Remettre les renseignements demandés ou le matériel nécessaire aux interventions, assurer la bonne arrivée et le retour des personnes sollicitées par le département- Assurer la diffusion des informations aux personnels du département- Assurer l'archivage des courriers et des dossiers- Participer aux réunions institutionnelles- Gérer les demandes d'intervention des FIO et des prestataires extérieurs : contacts avec les DIRSP afin de solliciter les autorisations d'intervention pour les FIO, contacts directs avec les FIO et les prestataires extérieurs pour les prises en charge- Recueil des confirmations et des bons de commande- Traitement, enregistrement, (réservations, chauffeur, hébergement accueil …)- Saisine du DSI pour le dépôt des supports pédagogiques sur les sessions des intervenants- Enregistrement des supports pédagogiques dans les fichiers des FIO et prestataires- Frais de déplacement et d'intervention des intervenants dans les meilleurs délais sous la responsabilité et le contrôle des responsables et formateurs concernés- Assurer un suivi du budget et des dépenses : budget général, préparer et suivre les commandes de fournitures en concertation et avec l'avis de la - cheffe de département ou de son adjoint- Piloter et concevoir les outils nécessaires au bon fonctionnement des activités de secrétariat- Participer à la mise en œuvre des formations par le département- Accompagner les projets du service- Contribuer à l'atteinte des objectifs du département- Participer aux modalités de recrutement des personnels (organisation des jurys de validation)- Assurer le suivi de l'activité et le traitement des données permettant d'établir les tableaux de suivi de l'activité

Localisation : 47000 Agen