Secrétaire Commerciale (H/F) ASSOCIATION MARIE PIRE

Missions principales :
- Accueil et communication :
- Accueillir les visiteurs, clients, prestataires techniques et maintenance (physiquement et par téléphone).
- Orienter et informer
- Assurer la transmission des informations internes et externes
- Gestion administrative et facturation : génération de factures, contrôle et dépôt Plateforme+ envoie mail ou courrier
- Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, comptes rendus et documents officiels.
- Tenir à jour le suivi des heures du personnel+ tableau d'annualisation.
- Mise à jour du logiciel spécifique Blanchisserie traçabilité
- Classer et archiver les documents conformément aux procédures.
Support à l'équipe :
- Assister la direction et les chefs de service dans la préparation de réunions (convocations, ordres du jour, comptes rendus).
- Suivre les tableaux de bord administratifs (présences, absences, statistiques).
- Assure le lien administratif entre l'établissement et le siège de l'association.
-
Gestion logistique :
- Suivre les commandes de fournitures et matériels,
- Assurer la réception et la distribution du courrier, et compléter les registres d'entrée et de sortie du courrier.
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, RAMSES, logiciels internes).
- Solides connaissances en gestion commerciale : devis commandes, factures, appels d'offres
- Capacités rédactionnelles et orthographiques solides.
- Sens de l'organisation et rigueur administrative.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Sous la responsabilité de la Cheffe de service
- En lien avec :
- Direction de Pôle
- Équipe pluridisciplinaire (moniteurs d'atelier, psychologues, coordinatrices, Travailleurs en situation de Handicap).
- Clients, fournisseurs, prestataires techniques et partenaires extérieurs (MDPH, curatelles, services internes).
Profil recherché :
- Formation en secrétariat, gestion administrative et comptables, ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans le secteur médico-social, et/ou industrielles ou prestations de services.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer des situations de litiges clients si nécessaire.