SECRETAIRE GESTION HABILITATION ET ACCES Ministère des Armées

Au sein de l'USID d'Hyères, et en liaison avec le bureau d'aide à l'activité du SID Méditerranée de Toulon, le titulaire du poste assure l'interface entre les chargés d'affaires et les entreprises extérieures afin de permettre l'accès des personnels de ces dernières sur les différents sites militaires.
Il est chargé pour les contrats passés par l'USID d'Hyères de :
-traiter les demandes d'accès ;
-constituer les dossiers de demande en relation avec les entreprises et leurs partenaires (sous-traitants) ;
-assurer la saisie d'informations et veiller à ce qu'elles soient conformes aux exigences de la gendarmerie (mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur) ;
-veiller au suivi des dossiers confiés ;
-gérer les communications (courriers, mails, téléphone).

Titulaire d'un baccalauréat en gestion - administration, vous justifiez d'une première expérience significative dans le domaine, vous maîtrisez les outils de bureautiques (pack office) et disposez des qualités humaines et des compétences professionnelles indispensables à l'exercice de ces missions.
Vous possédez des compétences administratives et organisationnelles :
-Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
-Capacité à traiter, enregistrer et suivre des dossiers administratifs.
-Excellente organisation du travail, gestion des priorités et respect des délais.
-Rigueur dans la tenue et l'archivage des documents (physiques ou numériques).
-Capacité à gérer un volume important de demandes simultanées.
Vous êtes doté d'excellentes qualités personnelles et relationnelles :
-Bon sens de l'accueil et de la communication (téléphone, mail, accueil des entreprises).
-Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (entreprises prestataires, services internes…).
-Esprit d'équipe et qualité de collaboration.
-Rigueur et sens du détail, indispensables pour la gestion d'habilitations.
-Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
-Réactivité et autonomie dans la gestion des demandes.
-Capacité à gérer les urgences et les situations imprévues.