Secrétaire administratif.ve qualifié.e (H/F) Recruteur partenaire

La CFDT est le premier syndicat français en nombre d'adhérents et en représentativité. Elle est 1er dans le privé depuis 2017 et 2ème dans la fonction publique.
La CFDT Auvergne Rhône-Alpes agit sur le terrain pour résoudre les problèmes communs à une région, tant en matière d'emploi et de formation professionnelle que de lutte contre l'exclusion, de protection sociale ou d'amélioration des équipements collectifs.
Si vous aussi, vous partagez ces engagements, alors devenez acteur.trice de notre projet en rejoignant notre équipe en tant que Secrétaire administratif.ve au siège de l'Union Régionale Interprofessionnelle.
Missions
- Accueil et relation avec les publics
Vous êtes un **point de contact central** pour les travailleurs, militants et partenaires.
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer le standard, les mails et le courrier.
Informer et répondre aux demandes relevant de votre périmètre (gestion des agendas, réservation de salles, transmission d'informations).
Orienter les personnes selon leurs besoins : prise de rendez-vous, mise en relation interne ou externe.
Contribuer activement à un environnement accueillant et convivial : organisation et rangement des salles, affichage, qualité de l'accueil et des échanges.
- Gestion administrative de la formation syndicale
Vous participez à l'ensemble du **cycle de vie des actions de formation**, de la préparation au suivi.
Contribuer à l'élaboration du calendrier et du catalogue de formation.
Préparer et mettre à jour les documents administratifs (feuilles d'émargement, listes de participants, attestations, chevalets, notes de frais).
Programmer et suivre la communication autour de l'offre de formation, organiser les relances auprès des syndicats.
Organiser les sessions de formation dans le respect des procédures et en lien avec les responsables :
collecte des inscriptions et conventions,
convocations,
suivi dans le logiciel GFOSYEL,
édition des documents,
préparation des boîtes à outils pédagogiques.
Gérer l'organisation logistique : salles, restauration, hébergement, accueil des formateurs et des stagiaires.
Récupérer et vérifier les dossiers administratifs (dont feuilles d'émargement), établir les ordres de facturation et traiter les notes de frais.
Réaliser les bilans trimestriels et annuels à partir des éléments de reporting.
- Appui administratif et logistique aux dossiers et projets
Vous assurez un **soutien administratif transversal** aux activités revendicatives et aux projets.
Gérer l'information entrante et sortante : transmission, classement, mise en forme de mails et de supports de présentation.
Participer à la production et à la mise en forme de documents (conventions, projets, bilans).
Compiler, organiser et mobiliser les données nécessaires à leur exploitation ou leur diffusion.
Administrer des bases de données (mandatés, organismes, justificatifs).
Apporter un appui logistique et administratif (présentiel ou distanciel) pour :
les activités récurrentes : réunions, formations, journées à thème,
les actions ponctuelles : projets spécifiques, événements, services aux syndicats.
Gérer la programmation, l'aménagement des salles, l'accueil et le traitement des notes de frais.
Vous êtes diplômé d'un Bac +2 dans l'administration / la gestion, ou vous disposez d'une aisance sur le Pack Office ainsi qu'une première expérience dans un métier administratif. Alors ce poste est fait pour vous !
Les plus :
Séminaire annuel avec l'ensemble des équipes de la CFDT Auvergne Rhône-Alpes
Prise en charge du transport à 100 %
Acquisition de RTT
Prime de 13ème mois
Évolution interne possible