Présentation de l'unité

Depuis sa création en juillet 2017, l'unité Gestion Locative au sein du service commun Foncier/Locatif centralise les activités (service ressource/support) en se mettant à la disposition des directions pilotes pour la mise en œuvre de leurs projets. Dans le cadre d'une évolution, le service Gestion Locative sera dorénavant rattaché en direct au Directeur Affaires Juridiques, Assurance et Patrimoine, avec une responsable d'unité.

La mission principale de la Gestion Locative est de gérer l'ensemble des occupations (domaine privé de la Ville de Valence et domaine privé et public de Valence Romans Agglo). De cette mission principale en découlent toutes les procédures de suivi des occupants : de la rédaction de l'acte juridique à la facturation de loyers ou charges, jusqu'aux demandes d'interventions techniques en lien avec la Direction des Bâtiments, en passant par la réalisation des états des lieux entrants et sortants ou encore la participation aux réunions de copropriétés. La Ville de Valence comme Valence Romans Agglo peuvent être à la fois bailleur et preneur, selon les situations. Le service est également en charge du paiement et du suivi des taxes foncières.

Mission

Sous l'autorité de la responsable d'unité, participer au bon fonctionnement du service par la réalisation de missions d'ordre administratif, comptable, technique et d'accueil. Poste rattaché au responsable de l'unité gestion locative.

Activités principales

Accueil :

-Renseigne et oriente les différents interlocuteurs (publics et associations) sur place ou par téléphone. Analyse la demande, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée (et/ou donne les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité) et fait le relais auprès des différents membres du service gestion locative

Gestion administrative :

-Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence

-Gère les courriers « arrivée/départ » des dossiers dont il a la charge

-Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers des dossiers dont il a la charge, en assure la diffusion :

o courriers (envois conventions, demandes d'attestations d'assurance et d'entretien de chaudière), courriers électroniques

o délibérations, décisions, conventions d'occupations

o comptes-rendus de réunions

o tableaux de bord

o suivi du paiement des loyers

-Planifie des rendez-vous (réunions internes en lien avec le service gestion locative, rendez-vous techniques, avec les associations ou autres occupants tels qu'entreprises, locataires)

-Enregistre le patrimoine et son évolution dans les outils de suivi

-Participe aux réunions et rédige les comptes-rendus

-Gestion de la boîte générique Gestion Locative et dispatch entre les différents interlocuteurs du service

-Gère le classement et l'archivage papier et électronique des dossiers des deux entités

Missions comptables/financières :

-Traite et suit : les recettes, les dépenses, les mandatements des loyers, les redevances

-Prépare les facturations via le logiciel ASTECH ou par certificat administratif ou titre de recette

-Valide les factures sous Demabox et notamment les appels de fonds des syndics de copropriété

A noter que les missions de rédaction et de suivi des actes porteront sur la Ville de Valence. Les autres missions, loyers/factures, accueil téléphonique et physique, gestion des courriers départ et arrivée, mise à jour des tableaux de bord porteront sur les deux collectivités, Valence Romans Agglo et Ville de Valence.

Techniques mises en œuvre :

-Connaissance de l'environnement du poste : les services et leur organisation ainsi que les différents interlocuteurs

-Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique

-Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage …

-Techniques liées au secrétariat : prise de note, mailing …

-Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire et capacités de rédaction

-Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques, ASTECH, Webdélib, Acropolis, Demabox

-Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet

-Notions réglementaires dans le domaine d'activité du service

Profil :

-Qualités d'écoute et rédactionnelles

-Savoir rechercher des informations

-Maîtrise des outils bureautique et logiciels métiers

-Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

-Connaissance de l'environnement des collectivités locales

-Permis B (déplacements ponctuels sur le territoire de l'Agglo)

Conditions de recrutement :

-Poste de catégorie C à temps complet basé à Valence

-Recrutement par voie statutaire ou contractuelle, cadre d'emplois de référence des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)

-Rémunération statutaire catégorie C + régime indemnitaire + prime annuelle

-Participation de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance, aux titres de restauration ; adhésion de la collectivité au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles

-Site de travail : Valence, dans un équipement récent, avec parking gratuit et sécurisé à proximité

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

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