Assistant de Direction (h/f) ADECCO

Adecco Lyon Tertiaire recrute un.e Assistant(e) de Direction pour son client, spécialisé dans la gestion et la distribution de l'eau territorial.

• Durée : au plus tôt jusqu'au 31/12/2025
• Localisation : Villeurbanne (Vaulx en Velin La Soie) et Rillieux la pape (mobilité dans la semaine sur les deux sites)
• Rémunération : 27-32k
• Horaires : 35h/semaine

Missions Principales :

• Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages…),
• Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés
• notamment),
• Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services
• Saisir et présenter des documents informatisés,
• Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..)
• Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes,
• Enregistrer et assurer la traçabilité des documents,
• Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités,
• Garantir la continuité du service,
• Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants),
• Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus.

- Méthode & organisation:

• Organiser la logistique des réunions,
• Organiser des séminaires ou événements internes,
• Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation),
• Contribuer à l'amélioration des processus et/ou procédures administratives.

- Finance :

• Contribuer à la gestion des interfaces commandes et le suivi des factures fournisseurs des entités,
• Contrôler certaines factures, et réaliser les tâches administratives conduisant à leur règlement

- Communication :

• Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle,
• Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes,
• Transmettre les informations nécessaires aux personnes ou services concernés

- Reporting : rédiger des courriers, notes et courriels

- QSE : appliquer et faire appliquer les consignes de sécurité sur son site

Diplomé.e d'un Bac+2/3 type Assistanat de direction ou GEA, vous avez une ou plusieurs expériences significatives sur un poste d'Assistant.e de Direction ou d'Office Manager h/f

Vous avez de bonnes compétences dans les domaines suivants :

• Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,),
• Processus de classement et d'archivage
• Organisation des déplacements professionnels des responsables,
• Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs,
• Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise.
• Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
• Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance,
• Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges,
• Prioriser et planifier sa propre charge de travail,
• Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste,
• Sens du service,
• Capacité relationnelle et rédactionnelle.

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