Assistant ou assistante de direction H/F Département des Hauts-de-Seine

Gérer les flux entrant et sortant de la Direction :
- Enregistrer
- Contrôler la complétude des parapheurs, relire
- Orienter et distribuer
- Suivre des courriers dématérialisés
- Réceptionner des plis (copies de sauvegardes, échantillons, panneaux)

Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, fiches workflow, des outils de pilotage)

Préparer et organiser les réunions transversales (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) et organiser les rendez-vous, le planning de la direction

Assurer la gestion administrative des fiches de marché à procédure adaptée de type A (inférieur à 40 000 € HT) :
-Enregistrer, contrôler et traiter par voie dématérialisée des fiches de validation des MAPA A - MAPA B simplifiés
-Tenir et mettre à jour le tableau de bord de suivi dédié.
-Transmettre mensuellement le tableau des marchés inférieurs à 40 000 € HT auprès des pôles et/ou directions pour l'obtention des dates de notification, des titulaires et des montants engagés.
-Conseiller les directions métiers et fonctionnelles

Suivre l'l'exécution budgétaire et comptable de la Direction :
-Etablir les commandes d'ouvrages, de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
-Exécuter le budget de la Direction : demandes d'engagements comptables, services faits sur le logiciel dédié
-Gérer le budget et commande liées aux publications des marchés publics : gestion et commande des forfaits, passation de marchés pour publications ponctuelles
Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel (art. 3-3, loi du 26 janvier 1984).), diplômé à minima de niveau BAC.

• Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
• Techniques de secrétariat
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Statut de la fonction publique territoriale
• Finances publiques
• Commande publique


• Aptitude au travail transversal
• Connaissance de la structure et du fonctionnement de la collectivité
• Autonomie et sens de l'analyse des situations
• Qualités relationnelles essentielles (travail en milieu ouvert, point de passage)
• Patience et bienveillance
• Rigueur et sens de l'autonomie
• Grande capacité d'adaptation
• Sens de la diplomatie et de la confidentialité
• Aptitude à l'encadrement
#GestionAppui

La Direction de la Commande Publique accompagne les services départementaux dans leurs achats de fournitures, services et travaux, portant notamment sur la construction et la rénovation des collèges, les équipements sportifs et culturels, ainsi que sur l'aménagement des berges de Seine ou des parcs départementaux. Lauréate des « Trophées de la Commande Publique », elle a reçu le label « Relation Fournisseurs et Achats Responsables » en 2021.

En 2022, 217 marchés supérieurs à 40 k € HT ont été notifiés, 489 M€ d'achats ont été réalisés dont 334 M€ d'investissement et 155 M€ de fonctionnement. Engagée dans une dynamique de modernisation de ses services au travers de projets de transformation importants, la Direction de la Commande publique mène une démarche continue d'amélioration de ses process et de l'efficacité de sa politique d'achat.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
À Paris-La Défense, l'hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L'hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.
Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024.

L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :
- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun
- Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets
- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers
- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société
- Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance
- Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix
- La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires).

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?