Assistant de Direction (h/f) ADECCO

Adecco Lille Tertiaire recrute pour son client grande école lilloise dans le cadre d'une mission d'intérim suivi d'un CDI :

ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Mission suivie d'un CDI

VOS MISSIONS

Organiser les réunions du Conseil d'Administration

Rédiger et diffuser les convocations aux réunions ;

Constituer les dossiers de réunion avec les ordres du jour en liaison avec la Direction ;

Établir la liste des présents ;

Préparer ou réserver la salle ;

Diffuser le compte rendu de la réunion aux intéressés ;

Procéder aux indemnisations en liaison avec le service comptable.

Assister et rendre compte à la Direction

Gérer les agendas de l'école, du Président et de la Directrice Organiser les déplacements ;

Organiser et assister le cas échéant aux réunions ;

Assurer l'accueil téléphonique de l'école ;

Rédiger et/ou reproduire les courriers et autres documents puis les transmettre aux intéressés ;

Afficher et diffuser les informations (tous types de diffusions) : Réceptionner le courrier et autres documents ; Mettre à jour les listings des parties prenantes ;

Préparer les statistiques annuels, documents comptables et budgets ; Établir les rapports d'activité annuels des services.

Préparer les documents en vue de leur traitement par le service comptable

Arrêter le calendrier mensuel avec la comptable et le diffuser ;

Vérifier, émettre le bon à payer et préaffecter comptablement les factures ;

Préparer les informations nécessaires au traitement comptable ;

Préparer et mettre à jour les ordres de virement.

Piloter certaines charges des ressources humaines

Administrer les chèques déjeuners (préparation des commandes, suivi mensuel et individuel, remise) ;

Gérer les demandes des mutuelles des nouveaux permanents (liaison avec l'organisme, centralisation et suivi des affiliations et des changements éventuels) ;

Suivre le présentéisme ;

Préparation des éléments de paie.

Administrer les archives

Classer et répertorier les informations à conserver ;

Communiquer les documents nécessaires aux instances professionnelles, CNB, FIF-PL, Barreaux notamment ou tout autre tiers autorisé ;

Procéder à l'archivage des documents traités ;

Contrôler les stocks et le matériel

passer les commandes et surveiller les aménagements des locaux ;

Effectuer des devis et comparaison de prix auprès des prestataires ;

Recevoir les représentants commerciaux ; Prendre contact avec les services techniques.

Profil et compétences requises :

· Minimum bac +2/3 assistant.e de direction

· Une première expérience dans le domaine de la communication et/ou du droit

· Vous avez d'excellentes qualités rédactionnelles.

· Vous êtes à l'aise dans des milieux institutionnels.

· Vous avez le goût du travail en équipe.

· Vous savez être autonome, organisé(e) et polyvalent(e).

· Contrat de 35h/semaine, du lundi au vendredi

Vacances imposées : 2 dernières semaines de décembre ; dernière semaine de juillet et 3 premières semaines d'août.