ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DU GRETA CFA HRA PÔLE COORDINATI (H/F) GRETA-CFA HOTELLERIE-RESTAURATION-ALIMEN

En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences
du système qualité EDUFORM:
- Assurer un rôle d'appui administratif et contribuer au bon déroulement des activités du pôle coordination pédagogique
- Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure
- Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention

Accueil et information
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes
et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages
- Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès
- Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers, courriels et en assurer la traçabilité
- Utiliser les outils de saisie bureautiques mis à la disposition (Ammon, My click, pronote,
Access, Excel...)
Gestion administrative et bureautique
- Traiter les dossiers administratifs, assurer leur suivi, leur envoi, leur archivage (inscription,
conventions, contrats pédagogiques, attestations,...) en mettant en forme, rassemblant et
classant tous les documents nécessaires aux dossiers dans le respect des cahiers des
charges et des textes réglementaires
- Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système
qualité EDUFORM
- Inscription aux examens
- Préparation des conseils de classes, saisie des sanctions et envoi des bulletins
- Réalisation des calendriers d'alternance
- Suivre les enquêtes de satisfaction des apprenants sur le pôle d'intervention
- Préparer des dossiers action, livret des stagiaires/apprentis, de suivi en entreprise
- Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de suivi liés à l'activité du service
- Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart
- Contribuer à la bonne organisation des réunions, séminaires, évènementiels...
La réglementation de base de la formation professionnelle et les principales sources de
financement des formations
- L'organisation du GRETA CFA et du réseau de la formation professionnelle et continue de
l'Education Nationale dans l'académie de Lyon
- L'organisation du système éducatif
- La démarche qualité du GRETA CFA HRA et les exigences de la norme Eduform
Compétences et aptitudes requises
Compétences opérationnelles :
- Maîtriser des logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils
numériques, pack office...)
- Développer la polyvalence
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Soigner la qualité de l'expression écrite et orale
- Mise en œuvre des méthodes de classement et d'archivage
Compétences comportementales :
- Sens du service au client : accueil, bonnes qualités relationnelles, écoute et compréhension
de la demande
- Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité
- Réactivité, adaptation et esprit d'équipe
- Etre source de propositions
- Discrétion et loyauté envers l'institution et la direction