Agent Administratif et d'Accueil H/F Coallia

Sous la responsabilité de votre manager, vous serez plus particulièrement sur des missions telles que :ADMINISTRATIF :Suivi des courriers des services et des usagers :-Assurer le traitement du courrier (tri du courrier, envoi des courriers du service dans les bannettes des professionnels)Suivi des véhicules : - Suivi des sinistres de la flotte automobile - Assurer le suivi de l'entretien du parc de véhicule (suivi des sinistres et rdv garage pour les révisions et réparations) Suivi en lien avec les personnes accompagnées :-Suivi de la Base de données des services Insertion -Extraction de données pour les rapports d'activité et projets d'établissements-Constituer les fichiers / dossiers administratif, organiser leur classement et archivage (facturation, émargement...)-Suivi de l'archivage des dossiers usagers et des documents administratifs des services-Produire des documents (courriers, tableaux de bord, comptes rendu, rapport d'activité, statistiques, support de communication interne ou externe…)-Apporter un soutien à l'équipe dans la gestion des bases de donnéesSuivi des fournitures de bureau des services :-Gérer et suivre les commandes, l'approvisionnement en fournitures de bureau et assurer le suivi des stocksSuivi des 18 logements :-Ouverture/fermeture de compteurs eau, électricité gaz ou fioul-Suivi contrats entretien chaudières et VMC-Liens avec les bailleurs pour les réparations-Liens avec les bailleurs pour la partie administrative -Suivi des sinistres et des dossiers assurances-Mise à jour des tableaux des logements (et taxe d'habitation) et du suivi des factures fluides.Divers :-Garantir la bonne tenue de l'affichage obligatoire-Apporter un soutien à l'équipe dans la gestion des bases de données Réunions et points hebdomadaires :-En fonction des besoins, participation à certaines réunions de service -Point hebdomadaire avec les deux cheffes de service le lundi pendant 1hCOMPTABILITE-Editer les appels à paiement et suivi des encaissements des cautions et participations financières-Rapprochement des bons de commande et des factures pour transmission au PAC. -Préparer les bons de commande et les mettre à la signature-Préparer et adresser en fin de mois les pièces comptables au PACACCUEIL Accueil des services -Tenue du standard téléphonique (Données des informations de bases, filtrer les communications téléphoniques et orientations des appels)-Permanence d'accueil -Animation d'un lieu ressources en accueillant, orientant et renseignant les personnes-Diffusion des informations sur les activités proposées et actualitésSuivi des locaux et organisation des locaux :-Lien avec le prestataire de ménage-S'assurer de la bonne tenue des locaux Rangement si besoinAvantages : - 7 semaines de congés payés par an - Mutuelle- Avantages proposés par le CSE