Assistant(e) de direction opérationnel(le) (H/F) EpaMarne

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Au sein de la Direction Opérationnelle DO2+, l'Assistant(e) Opérationnel(le) accompagne le Directeur Opérationnel et les équipes projet dans la gestion administrative, l'organisation et le suivi des opérations d'aménagement.

Il/elle assure également un rôle d'appui dans la gestion courante de la filiale et contribue à la coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Dans une logique de transversalité, il/elle pourra être amené(e) à assurer ponctuellement le remplacement d'autres assistants opérationnels des Directions Opérationnelles et Directions de Projet afin de garantir la continuité du service.

1. Assistance administrative et de direction

- Organiser les réunions : convocations, réservations de salles, préparation des dossiers et accueil des participants.
- Gérer les agendas du Directeur Opérationnel et des équipes, organiser les déplacements et suivre les frais associés.
- Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs.
- Préparer et assurer le suivi des dossiers destinés aux instances internes.
- Gérer le courrier, les commandes de fournitures, les circuits de signature électronique et l'archivage des documents.
- Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

2. Assistance administrative et gestion courante de la filiale

En lien avec le Directeur Administratif et Financier de la filiale :

- Organiser les instances de gouvernance (Assemblées Générales, Conseils d'Administration, comités de contrôle) : convocations, préparation des dossiers, suivi du quorum, procès-verbaux et comptes rendus.
- Assurer le suivi des formalités administratives et juridiques (Kbis, transmissions réglementaires).
- Gérer les moyens généraux, les achats et le suivi des facturations.
- Suivre les loyers, les travaux sur le patrimoine de la filiale et les relations avec les occupants.
- Participer à la commercialisation des lots en lien avec les chefs de projet : relations clients, suivi des dossiers et interface avec les notaires pour les actes de vente.

3. Assistance administrative des projets d'aménagement
Appui aux procédures d'achat et aux marchés :

- Accompagner les chefs de projet et ingénieurs dans la préparation et la formalisation des marchés (fiches de formalisation, cahiers des charges, consultations).
- Assurer le suivi administratif des consultations et contribuer aux rapports d'analyse des offres (RAO), en lien avec le service Achats.
- Créer et suivre les demandes d'achat, engagements et éventuels transferts budgétaires dans le logiciel financier Sifow.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des marchés et des consultations.

Suivi de l'exécution des opérations :

- Assurer le suivi administratif des marchés de travaux et de prestations intellectuelles : ordres de service (OS), documents d'exécution (EXE), factures et services faits.
- Préparer les procès-verbaux de remise en gestion des ouvrages.
- Suivre les demandes de remboursement des dépôts de garantie et les échéances des promoteurs.
- Assurer le suivi administratif des conventions de financement et des subventions, en lien avec le service financier.
- Participer au suivi des appels de fonds et à la mise à jour des outils de pilotage des opérations.
- Garantir le classement, la traçabilité et la bonne circulation des documents liés aux projets.

1er aménageur résidentiel de France et aménageur de référence de l'est parisien, EPAMARNE/EPAFRANCE met ses savoir-faire en développement urbain et économique au service des acteurs publics et privés de la 1ère et 2nd couronne parisienne. Les Établissements publics d'aménagement de l'Etat sont chargés de développer la ville de Marne-la-Vallée et de 17 communes limitrophes. Ils emploient 120 personnes et réalisent un chiffre d'affaires annuel cumulé de 80 millions d euros.