Responsable Hébergement EHPAD F/H Recruteur partenaire

Missions principales

1. Relations résidents et familles

• Gérer les demandes d'admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification
• Organiser les plannings de rendez-vous avec les familles pour les visites et les admissions
• Réaliser les visites de l'établissement
• Réaliser l'état des lieux de la chambre et l'inventaire du trousseau à l'admission
• Aider à l'installation et à la personnalisation de la chambre, présenter le personnel
• Mettre à jour le livret d'accueil et promouvoir l'EHPAD

1. Gestion Hôtelière

• Coordonner les conditions matérielles de l'accueil d'un nouveau résident
• Organiser le travail des agents hôteliers
• Gérer les plannings des agents hôteliers
• Participer au recrutement des agents hôteliers
• Réaliser les entretiens annuels des agents hôteliers
• Gérer les commandes des repas
• Superviser le circuit du linge des résidents
• Assurer le suivi des tenues professionnelles
• Commander les produits d'entretien et assurer le suivi des besoins de l'établissement

1. Gestion administrative

• Suivi facturation en collaboration avec les services comptables du CH Sainte-Marie
• Assurer le suivi administratif des situations particulières (succession, départ, régularisation)
• Établir les attestations fiscales annuelles à destination des familles
• Traiter les courriers spécifiques liés aux résidents (notaire, succession)
• Gérer les mandats de prélèvements SEPA des résidents sur le logiciel TITAN
• Déclaration des loyers dans le logiciel CAF
• Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service
• Produire les reportings demandés par la Direction et les partenaires institutionnels
• Suivi des allocations APA et AIDE SOCIALE (transmission des éléments aux différents Conseils Départementaux)
• Assurer le classement et l'archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur
• Assurer le suivi de l'affichage obligatoire pour les résidents

Profil recherché

Formation

• Niveau minimum Bac +2 / +3 (Hôtellerie, gestion administrative,…)
• Connaissances des métiers de l'hôtellerie et de la restauration
• Expérience professionnelle souhaitée de 3 ans minimum sur un poste administratif avec une forte dimension relationnelle

Savoir faire

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie outlook)
• Maîtrise ou capacité d'adaptation aux logiciels métiers (NETSOIN, TITAN )
• Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD et des dispositifs médico-sociaux

Savoir être

• Sens du service aux résidents et aux familles
• Esprit d'équipe et qualités relationnelles
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Capacité d'adaptation et polyvalence
• Réactivité et autonomie

Rémunération et avantages

• Rémunération selon la Convention Collective Nationale FEHAP du 31 octobre 1951, avec reprise de l'ancienneté à 100 % sur un poste équivalent
• Forfait Jours
• Compte Épargne Temps (CET) monétisable
• Comité Social et Économique (CSE) attractif
• Évolution professionnelle et mobilité interne
• Espace bien-être et sportif (coachs ASM Vitality) au Centre Hospitalier de Clermont-Ferrand.
• Accès gratuit à l'application Teale (bien-être et soutien psychologique)
• Parking gratuit sur site

L'Association Hospitalière Sainte-Marie, 5 600 collaborateurs répartis sur 8 départements, est leader dans la prise en charge psychiatrique et médico-sociale en France.

Les Établissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme - Allier comprennent un centre hospitalier et cinq établissements médico-sociaux qui assurent une mission de service public en santé mentale et interviennent auprès de personnes en situation de souffrance psychique, de handicap et de grand âge.

En 2025, l'AHSM a repris la gestion de l'Association La Miséricorde au sein d'une toute nouvelle structure de 110 lits (dont 3 unités protégées et un pôle d'Activités et de Soins Adaptés) à Pérignat-lès-Sarliève.