Secrétaire de direction (H/F) * CDI à temps partiel (H/F) B&M ENGINEERING - Structure

B&M Engineering est un bureau d'études spécialisé dans la conception et dimensionnement d'ouvrages d'art, et la construction de téléphériques à matériaux.
Nous recherchons pour nos bureaux à Chamonix Mont-Blanc, une secrétaire de direction (H/F)
Type de contrat CDI
Temps partiel : env. 15h par semaine
Salaire : 17€ /heure
Vous travaillerez durant les 15 premiers jours en doublon avec la Responsable, avant de pouvoir occuper votre poste en pleine autonomie.
Vos missions :
Assistance gérant
Assurer un accueil téléphonique avec professionnalisme et courtoisie
Organiser et gérer la coordination des différents évènements au sein de l'entreprise
Préparation et compte rendus de réunions / COPIL / comité de pilotage
Saisir des comptes rendus, rédiger des courriers variés (lettres, présentations.)
Recherche et aide aux nouvelles embauches.
Suivi des tableaux d'affaires, vérification, compilation pour le gérant
Suivi des formations du personnel
Gérer l'agenda d'entreprise, planifier les rendez-vous, les réunions du gérant
Gestion et organisation des déplacements du gérant
Tâches de secrétariat (exemples, liste non exhaustive)
Gestion des appels téléphoniques et demandes clients avec professionnalisme et bienveillance
Assurer la gestion hebdomadaire du courrier, des emails et des communications internes
Rédaction de documents,
Maintenir l'organisation des dossiers physiques et numériques (fichiers, classement)
Tâches administratives diverses nécessaires au bon fonctionnement de la société
Gestion des heures supplémentaires, des notes de frais, des astreintes, congés, maladie.
Support à la comptabilité - enregistrement factures.
Suivre les échéanciers fournisseurs
Soutenir les chargés d'affaires pour la facturation
Gestion des relances clients
Suivi planning du personnel
Gestion et organisation des déplacements du personnel (réservations, planifications, démarches admin.)
Suivi des abonnements, des consommables
Suivi / gestion des véhicules (contrôles - entretiens)
Gestion de l'ensemble du matériel B&M Eng. (Informatique, logiciels.) Utilisation/ restitution.
Commercial - communication - développement
Veille Appels d'offres
Réponse à appel d'offre (suite à formation en interne)
Recherches outils de gestion et mise en œuvre de ceux-ci
Post sur LinkedIn, suivi site Web (suite à accompagnement interne)
Démarches marchés à l'étranger (chambre de commerce, entreprises, ambassades.)
Participation à la communication interne et externe.
Proposition pour améliorations, développement (admin, commercial.)- outils et méthodes
Profil
Sens du service / devoir de discrétion
Gestion des priorités, anticipation, sens de l'organisation
Défendre les intérêts de l'entreprise (relation externes et internes)
Agilité et capacité d'adaptation sous l'autorité de sa hiérarchie
Pro-active
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression
Force de proposition pour améliorations processus administratifs, opérationnels et développement
Capacité de négociation (prestataires)
Bonne présentation
Bon sens du relationnel en communication orale et écrite sont nécessaires pour ce poste
Pratique courante Français - pratique de l'Anglais
Maîtrise des outils informatique