Secrétaire administrative (H/F) DISPOSITIF D'APPUI A LA COORDINATION 57

1) Accueil et communication :
o Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires, prestataires etc et des différents RDV programmés au siège
o Gérer les appels téléphoniques du siège : réception, filtrage, transfert et prise de messages
o Réceptionner, traiter, rédiger et diffuser le courrier postal et les e-mails du siège
o Participer à l'animation des réseaux sociaux du DAC 57
2) Gestion administrative et documentaire :
o Rédiger les courriers, comptes-rendus de réunions (CA, AG.), des notes ou des tableaux de bord
o Préparer les supports de réunion, mettre à jour les documents réglementaires associatifs et les documents internes
o Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers papier et numériques
o Gérer les commandes de fournitures de bureau et des supports de communication - Assurer le suivi des stocks
3) Soutien opérationnel :
o Préparer des éléments de facturation simple, demandes de devis et suivi des règlements
o Organiser la logistique des réunions ou des déplacements professionnels de la direction (réservation de salles, transport, hébergement.)
o Assister dans la recherche de prestataires et le suivi des contrats de prestations
o Assurer le suivi du matériel téléphonique & informatique