Chargé accueil Secrétaire administrative (H/F) AFEC

À propos du poste
Le Groupe AFEC, organisme de formation reconnu depuis plus de 50 ans, recrute un ou une secrétaire chargée d'accueil sur son site de Maisons Laffitte.
Le poste de secrétaire prend en charge le standard téléphonique pour accueillir et renseigner les demandeurs de formation, transférer les appels et prend également en charge l'accueil physique de l'agence.
- Standard téléphonique, l'accueil téléphonique et physique des bénéficiaires, des stagiaires et des tiers. -- Réponses aux informations, pour les demandes des salariés, des particuliers, aux entrées en formation qualifiante et suivi commercial
- Actions de relances téléphoniques pour inscriptions et confirmations d'inscriptions du public sur les actions de formation, notamment dans le cadre des visas
- Tâches administratives demandées (notamment tri, classement et rangements des documents relatifs à l'activité de l'antenne et de ses sites, saisie de CR, de courriers.)
- Archivage numérique
- Préparation et réalisation des différents documents relatifs aux stagiaires (convocation, attestation d'entrée et de fin de formation, éventuellement livret stagiaire et livret entreprise, déclarations auprès des organismes rémunérateurs
- Saisie sur plateformes financeurs
- Collecte d'informations pour appui aux appels d'offres.
- Saisie des demandes d'informations en appels entrant dans le CRM.
- Veille à la bonne tenue des locaux, et alerte en cas de dysfonctionnement.
Les missions confiées au salarié sont évolutives et ne constituent pas une liste exhaustive, d'autres interventions en lien avec sa fonction peuvent lui être confiées.
Profil recherché
Vous êtes :
- Bienveillant(e), patient(e) et à l'écoute
- Responsable, rigoureux(se) et organisé(e)
- À l'aise dans le travail en équipe
- A l'aise dans la gestion des conflits
- Soucieux de l'image de l'entreprise
Vous maitrisez parfaitement e français aussi bien à l'écrit qu'à l'oral
Avantages
- Mutuelle Passe Navigo à 50%
- Management de proximité, vous serez accompagné (e) par la coordinatrice pédagogique et la déléguée d'agence
Parcours d'intégration à nos outils et process
Type d'emploi : CDD à temps partiel en présentiel
Lieu : Maisons Laffitte
Horaires: 9h/17h du lundi au vendredi