Gestionnaire administratif et ressources humaines H/F ALTANEX

Altanex, cabinet de recrutement, recrute pour le compte de son client, une clinique vétérinaire, son/sa futur(e) gestionnaire administratif et RH.

La clinique cherche une personne capable de structurer son administration et ses ressources humaines, pour que les associés puissent se recentrer sur leur métier principal. Le poste est une création : vous le construisez avec la direction et l'équipe en place.

Votre mission

Vous assurez la gestion opérationnelle administrative quotidienne ( en grosse partie) et le RH de la clinique. 

Votre objectif : un fonctionnement fluide pour les équipes et les services. Vous travaillez en lien étroit avec l'ensemble de la direction, des collaborateurs, et en particulier avec les auxiliaires.

Vos responsabilités :

Ressources humaines

• Construire et gérer les plannings des ASV et des vétérinaires, en absorbant les aléas et les modifications. C'est le cœur du poste.
• Attribuer les postes aux équipes et les saisir dans le logiciel métier.
• Organiser l'agenda des entretiens mensuels individuels.
• Planifier les visites de médecine du travail.
• Gérer les documents liés aux mouvements de personnel (embauche, sortie, absence).
• Traiter les demandes de stage et établir les conventions, dans le respect de la réglementation.
• Suivre les dossiers OPCO et FIF-PL pour faciliter les départs en formation.
• Rédiger et suivre le Document unique d'évaluation des risques professionnels.
• Vous approprier le CE, déjà en place mais perfectible.

Administration courante

• Trier chaque jour les mails de la boîte principale.
• Effectuer les démarches postales et bancaires.
• Assurer le secrétariat : mailing, paiement et archivage des factures.
• Archiver avec rigueur les documents administratifs, comptables et RH, et conduire la dématérialisation des documents.

Comptabilité et finances

• Contrôler les erreurs de facturation et de règlement, et procéder aux corrections.
• Effectuer les relances règlements et le lettrage des virements clients.
• Suivre les créances, gérer les courriers de relance et échanger avec l'huissier.
• Réaliser le relevé des indicateurs de performance (par exemple, les ventes d'alimentation en ligne).
• Traiter les notes de frais des associés.

Ce poste demande quelqu’un qui garde le fil quand les priorités bougent et que les dossiers s’accumulent.

• Formation en gestion administrative, ressources humaines ou comptabilité, ou expérience équivalente.
• Expérience appréciée en gestion de plannings, en administration RH et en suivi comptable.
• Une expérience en milieu vétérinaire ou médical est un atout, sans être indispensable.
• Maîtrise d’Excel, de la suite Office et des logiciels de gestion RH, planning et comptabilité.

Ce que la direction attend de vous

• Suivre les procédures qui vous sont données, et proposer des améliorations : la clinique attend une vraie force de proposition, dans votre rôle de salarié(e).
• Faire preuve de créativité pour faire évoluer votre poste, car la structure administrative est à construire.
• Maîtriser très bien Excel, ainsi que la suite Office et les logiciels de gestion (planning, paie, gestion RH, comptabilité).
• Avoir des bases en droit du travail, en gestion des ressources humaines et en procédures comptables.
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et de sens du détail.
• Respecter la discrétion et la confidentialité propres à un poste RH.
• Aimer travailler en équipe, avec un bon relationnel et de l'autonomie.
  
• Contacts réguliers avec les équipes vétérinaires, les auxiliaires et la clientèle. Vous serez amené(e) à entrer dans les salles d'opération : la clinique souhaite une personne capable de rester sereine face aux situations de soins et de chirurgie.