Assistant(e) de gestion administrative (H/F) Maison enova

Maison Enova installe des solutions de confort et d'énergie chez les particuliers : climatisation, pompes à chaleur, photovoltaïque et bornes de recharge. Pour accompagner sa croissance, l'entreprise recrute la personne qui tiendra l'ensemble de la gestion administrative, du devis jusqu'à la facture, et qui suivra les chantiers au quotidien.
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Rattachement : directement au dirigeant, dont il ou elle sera le bras droit administratif.
Missions
Récupération des devis et des éléments techniques auprès des commerciaux
Récupération des commandes des commerciaux et retranscription dans le CRM et le logiciel de gestion.
Constituer les dossiers clients complets : bon de commande, pièces justificatives, dossiers d'aides éventuels.
Facturation clients
Émettre les factures d'acompte et de solde, suivre les encaissements et relancer les impayés.
Tenir à jour l'état des paiements et alerter le dirigeant sur les retards.
Achats et relation avec l'expert-comptable
Enregistrer et classer les factures d'achat et de vente.
Transmettre chaque mois les pièces à l'expert-comptable : ventes, achats, relevés, notes de frais.
Répondre à ses demandes de justificatifs.
Notes de frais et kilomètres
Collecter et contrôler les notes de frais des équipes, puis les transmettre au comptable.
Relever chaque mois les kilomètres des chauffeurs et techniciens et préparer le récapitulatif pour la paie.
Démarches administratives des chantiers
Préparer et déposer les déclarations préalables de travaux en mairie, notamment pour le photovoltaïque.
Suivre les autorisations, les demandes de raccordement et les attestations nécessaires.
Commandes fournisseurs et livraisons
Passer les commandes de matériel selon le planning des chantiers.
Suivre les délais et les livraisons, contrôler les bons de livraison et traiter les litiges.
Suivi des chantiers
Tenir le planning des interventions avec les équipes, les installateurs et prévenir les clients.
Suivre l'avancement de chaque chantier jusqu'à la réception et la facture de solde.
Appui au dirigeant
Gérer l'agenda, le courrier, les appels et les emails.
Préparer des tableaux de bord sous Excel : chiffre d'affaires, devis en cours, chantiers, impayés.
Prendre en charge toute tâche ponctuelle confiée par le dirigeant.
Vous êtes la voix de Maison Enova : vous accueillez les appels de nos clients et partenaires (une trentaine par jour en moyenne), vous les renseignez ou les orientez vers la bonne personne.
Formation Bac+2 en gestion, ou assistanat (BTS GPME, BTS SAM ou équivalent), avec au moins 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire. Une expérience dans le bâtiment ou les énergies renouvelables serait un vrai plus, sans être indispensable.
Compétences indispensables
Excel niveau intermédiaire: tableaux, formules, filtres, tableaux croisés dynamiques.
CRM : saisie, suivi des commandes, tenue du fichier client etc.
Logiciel de devis et facturation, et bases de la comptabilité : acomptes, rapprochements.
Rédaction professionnelle sans fautes.
Qualités
Rigueur et organisation : plusieurs chantiers et dossiers avancent en même temps.
Autonomie et sens des priorités.
Aisance au téléphone avec les clients, les fournisseurs et les mairies.
Discrétion sur les informations financières de l'entreprise.
Polyvalence et esprit d'équipe dans une petite structure.
Processus de recrutement : Envoyez votre candidature (CV et quelques lignes de motivation) avant le vendredi 16 octobre 2026. 1er entretien en visioconférence, du 19 au 23 octobre : échange avec la personne en charge du recrutement, suivi d'un test pratique d'environ 1 h 30 puis un second entretien avec le dirigeant avec la semaine d'après.
Horaires: CDI, 35 h par semaine, du lundi au vendredi
Lieu de travail: 3A rue du Château, 67980 Hangenbieten