Secrétaire (H/F/X) (H/F) ADAPEI 35

L'Adapei 35 est une association du secteur médicosocial qui accompagne plus de 3500 personnes en situation de handicap grâce aux compétences de 1 700 professionnels au sein de 80 établissements et services dans le département d'Ille-et-Vilaine.
RECRUTE
Pour le Dispositif Habitat du Pays d'Alet - Résidence du Marais, à Saint-Malo
Un Secrétaire (H/F/X)
Description du poste :
Sous la responsabilité de la directrice, et par délégation, de la responsable de l'administratif et des moyens généraux et du chef de service, vous serez en relation avec les équipes de l'établissement, les familles, et le siège de l'association, et :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et pouvez être amené.e à prendre le relais d'autres secrétariats du Dispositif
- Vous assurez la mise à jour des dossiers du personnel, des résidents, en appliquant une discrétion professionnelle absolue
- Vous assurez la saisie et la mise en forme de divers documents (courriers, rapports, enquêtes, compte-rendus.)
- Vous gérez la mise à jour des listes d'attentes en lien avec le chef de service et l'éducatrice coordinatrice
- Vous veillez à la mise à jour des documents administratifs, des registres divers (entrées/sorties, sécurité, visites médecine du travail) sur les plateformes dédiées et selon les process associatifs
- Vous êtes en relation directe avec les familles, les équipes, et la direction
- Vous établissez les déclarations préalables à l'embauche, vous enregistrez les déclarations d'accidents du travail sous consignes de la direction, vous éditez les contrats et les faites signer dans les délais légaux
- Vous effectuez des travaux spécifiques à la demande de la direction (tableaux, comptes rendus, suivis)
- Vous actualisez la documentation et l'affichage
- Vous proposez toute amélioration d'organisation ou de fonctionnement liée à votre poste et participez au même titre que l'ensemble des salariés à la réalisation des évaluations et du projet d'établissement.
- Vous préparez les états de présence, participez à la transmission des informations nécessaires au service « facturation des usagers »
- Vous rapprochez les bons de commandes et les factures et veillez au contrôle par les personnes ayant réalisé les dépenses
- Vous assurez le suivi des caisses en lien avec le chef de service et la responsable de l'administratif et des moyens généraux
- Vous contribuez, en lien étroit avec l'IDE et l'équipe pluridisciplinaire, à l'organisation et au suivi administratif du parcours de santé des personnes accompagnées
Profil recherché :
Diplôme Bac+2 dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative exigé
Expérience significative dans le secteur médical exigé.e
Connaissance du public accompagné et aisance relationnelle souhaitées
Capacités relationnelles, de communication et de Travail en équipe
Aisance dans l'utilisation de l'outil informatique. Connaissance des logiciels professionnels (Octime, AGEVAL, Progidoc, Easylis, Ogyris.) appréciée.
Adaptabilité, autonomie, rigueur
Capacité à rendre compte
Contrat proposé :
- CDI à temps plein à pourvoir dès le 15/10/2026
- Rémunération selon la CCNT66 grille technicien supérieur, avec reprise d'ancienneté selon la règlementation en vigueur
Modalités de recrutement :
Date limite de candidature le 14/10/2026
Référence de l'offre : 2026-320 Secrétaire Marais CDI 1 ETP