ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) FOREZ JEUNES

Rattaché(e) au Secrétariat général, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du siège social et apporte son soutien à la Direction générale et aux fonctions supports.
Véritable point d'interface entre le siège, les établissements et les différents interlocuteurs de l'Association, il/elle contribue à la circulation de l'information, au suivi de dossiers administratifs et à la fluidité du fonctionnement quotidien.
Il/Elle assure également l'accueil physique et téléphonique du siège et veille, à ce titre, à la qualité de l'accueil et à l'image de CAPSO auprès des salariés, partenaires, fournisseurs et visiteurs.
Polyvalent(e), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens du service, vous intervenez notamment dans les domaines suivants :
1. Appui administratif au secrétariat général et aux fonctions supports
- Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers transversaux.
- Contribuer à l'organisation logistique des réunions, rencontres et événements internes.
- Préparer, mettre en forme et actualiser des courriers, tableaux de suivi, présentations et documents administratifs.
- Assurer la mise à jour et la diffusion de différents supports et documents.
- Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance de l'Association et des formalités liées au parc automobile.
- Traiter les contraventions et assurer la gestion administrative des cartes affaires et cartes carburant.
- Être l'interlocuteur administratif des établissements dans le cadre de la politique achats de l'Association
- Centraliser les demandes relatives aux contrats d'énergie et assurer la mise à jour régulière du périmètre de suivi.
2. Accueil et relation avec les interlocuteurs
- Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs ou services concernés.
- Assurer l'accueil téléphonique du siège : identifier les demandes, filtrer et orienter les appels.
- Apporter un premier niveau d'information aux salariés, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs.
- Veiller à la qualité de l'accueil et contribuer à l'image positive de l'Association.
3. Gestion du courrier et circulation de l'information
- Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant.
- Préparer, enregistrer, classer et affranchir le courrier sortant.
- Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein du siège social.
- Veiller au classement et à l'archivage des documents administratifs.
- Participer aux opérations d'archivage du siège social.
4. Contribution au bon fonctionnement du siège social
- Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l'espace accueil.
- Assurer le suivi et l'approvisionnement des fournitures administratives et des consommables.
- Gérer les réservations des salles de réunion du siège social.
- Assurer l'interface avec les différents prestataires intervenant au siège : ménage, entretien des équipements, machine à café, eau, tri des déchets, etc.
- Veiller au suivi des contrats avec les prestataires et organiser les actions de maintenance et d'entretien
- Assurer le suivi administratif des contrats de prestations et organiser les interventions de maintenance et d'entretien.
- Assurer le suivi administratif du parc automobile du siège : contrôles techniques, entretiens, réparations et suivi des sinistres.
Vous êtes titulaire d'une formation de niveau 4 minimum, de type Bac professionnel Gestion-Administration.