Assistant.e de la délégation ESS France Outre-mer (H/F) ESS FRANCE OUTRE-MER

Présentation du rôle
En lien direct avec les Co-délégué.e.s et l'ensemble de l'équipe d'ESS France Outre-mer, vous êtes le pilier organisationnel et administratif de l'institution. Vous assurez la coordination opérationnelle transversale de la délégation, le suivi rigoureux des dossiers stratégiques et l'interface avec les Chambres Régionales de l'Économie Sociale et Solidaire (CRESS) ultramarines ainsi que les partenaires institutionnels.
Descriptif des missions et activités principales
1. Gestion administrative des ressources humaines
Gestion courante et vie des contrats : Assurer l'administration RH au quotidien. Rédiger les contrats de travail, avenants, promesses d'embauche et documents de sortie. Garantir la complétude et la mise à jour constante des dossiers individuels des salariés.
Recrutement et intégration : Piloter l'ensemble du process de recrutement (rédaction et diffusion des offres, tri des candidatures, planification des entretiens, convocations). Structurer le parcours d'intégration (onboarding) et de sortie (offboarding) des collaborateurs.
Paie et suivi réglementaire : Consolider et transmettre mensuellement les éléments variables de paie au prestataire externe. Assurer le suivi rigoureux des absences, congés, arrêt maladie et télétravail.
Veille et échéances : Anticiper et piloter le calendrier RH (fins de périodes d'essai, renouvellements, visites médicales, entretiens professionnels obligatoires).
2. Coordination stratégique et gouvernance de la délégation
Secrétariat de direction : Gérer et prioriser les agendas complexes des Co-délégué.e.s. Anticiper les temps forts politiques, ministériels, institutionnels, européens et internationaux.
Préparation des arbitrages : Rédiger les dossiers d'appui, briefs, notes de cadrage et éléments de langage nécessaires aux rendez-vous de la direction. Proposer un séquencement efficace des projets et circuits de validation.
Gouvernance : Veiller à l'organisation matérielle, calendaire et réglementaire des instances (Conseils d'administration, Assemblées générales, Bureaux). Rédiger ou contrôler les convocations, ordres du jour, procès-verbaux et délibérations. Assurer le suivi et l'exécution des décisions actées.
3. Appui, suivi transversal et pilotage des dossiers
Pilotage de projets : Assurer le suivi opérationnel des grands programmes d'ESS France Outre-mer (plaidoyer, conventions partenariales, coopération internationale, dispositifs CAP ESSor, DLA).
Outillage et reporting : Élaborer et actualiser les tableaux de bord, planning de charge et outils de suivi des livrables. Garantir le respect strict des échéances contractuelles et des appels à projets. Rédiger des synthèses et notes de positionnement.
4. Animation des réseaux et relations partenaires
Point de contact privilégié des CRESS ultramarines pour les sujets transversaux et les outils partagés.
Animation des temps d'échange du réseau (séminaires, comités de pilotage, groupes de travail) : logistique, ordre du jour, animation et synthèses.
Appui aux démarches auprès des partenaires (État, collectivités, AFD, instances européennes) : suivi des contacts, relances et préparation des rendez-vous.
5. Communication, événements et soutien organisationnel
Appuyer la préparation logistique et le contenu lors des grands événements (forums, Mois de l'ESS).
Mettre en forme des supports de présentation et veiller à la bonne circulation de l'information.
Administrer les outils collaboratifs internes (Wimi, etc.), piloter la gestion documentaire et l'archivage.
Animer la vie interne de l'équipe (réunions, cohésion) et garantir la démarche d'amélioration continue des procédures.