Assistant Administratif et Ressources Humaines (H/F) Recruteur partenaire

L'assistant(e) administratif(ve) et RH assure le bon fonctionnement administratif quotidien de Helix Design et constitue le relais entre la Direction, les collaborateurs et les prestataires externes (comptabilité, paie, CSE). Dans un contexte de croissance et de structuration, le poste garantit la fiabilité documentaire (SMQ ISO 9001), la conformité sociale et la fluidité des flux administratifs et de facturation.
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Gestion administrative et documentaire :
- Traitement du courrier entrant et sortant (objectif J+2)
- Classement et archivage selon la nomenclature SMQ ; mise à jour du Sommaire SMQ
- Application de la procédure administrative (PRO-003) et de la charte graphique
- Préparation des notes de service (FT-004) et diffusion avec accusé de lecture
- Support RH et gestion du personnel :
- Constitution et mise à jour des dossiers du personnel (PRO-005), conformité RGPD
- Onboarding / offboarding : dossier d'accueil (FT-010), remise du pack de démarrage, restitution du matériel
- Gestion des congés, absences et notes de frais via Factorial
- Suivi des contrats, avenants, périodes d'essai et attestations
- Inscription et avantages CSE via Gifteo
- Facturation et suivi financier :
- Saisie et émission des factures clients dans Dolibarr (en lien avec Boond)
- Suivi des règlements et appui au recouvrement (PRO-004)
- Préparation des éléments variables de paie pour le cabinet
- Relations organismes et conformité :
- Interface avec URSSAF, mutuelle, prévoyance, CPAM, OPCO
- Programmation des visites médicales et suivi des obligations légales
- Tenue du registre du personnel (Boond, module RH)
- Logistique et moyens généraux :
- Organisation des déplacements et réservations
- Affectation et suivi du matériel et des moyens de communication (FT-050 / FT-051)
COMPÉTENCES REQUISES :
Formation et expérience :
- Bac+2 minimum (BTS Gestion PME, BUT GEA ou équivalent)
- Expérience de 2 ans minimum en PME, idéalement en ESN
Compétences techniques :
- Maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance de Dolibarr, Boond Manager et Factorial
- Connaissance du droit du travail et de la convention Syntec
- Notions de RGPD
Compétences comportementales :
- Rigueur, organisation et fiabilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service et autonomie