ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) CPAM D'ALBI

Rejoignez une équipe à taille humaine d'assistantes dynamiques et engagées dans le bon fonctionnement du secrétariat de direction de la CPAM du Tarn.
Vous contribuerez, dans une dynamique collaborative, aux missions et activités quotidiennes d'un secrétariat au service d'une direction composée de la Directrice de la CPAM du Tarn, son adjointe et Directrice de la direction Accès aux droits et aux prestations, la Directrice Comptable et financière, les Sous-directrices Ressources et Santé, la Directrice Médicale et Médecin conseil chef.
Au même titre que les autres assistantes, vous serez missionnée sur l'assistance du Conseil de la CPAM du Tarn.
Dans le cadre de votre poste, vous serez également l'assistante directe de la Directrice adjointe et Directrice Accès aux droits et aux prestations.
Missions / Activités du poste
Vos principales missions au sein d'une équipe de 4 personnes seront :
- Gestion des relations internes et externes des agents de Direction et du président du Conseil : réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques, prises de rendez-vous, gestion des agendas
- Rédaction et mise en forme de courriers, mails, documents, comptes rendus de réunions, procès-verbaux.
- Organisation d'évènements et instances avec les agents de Direction et le président du Conseil, pouvant aller de la recherche du lieu jusqu'à la gestion du compte rendu, en passant par la planification, la logistique (déplacement, déjeuner, installation le jour J.), la préparation des dossiers, la prise de note et la gestion des frais engagés
- Suivi des échéances et parapheurs
- Gestion des commandes du service et des agents de direction
- Gestion de la documentation interne
- Relais des assistantes sur leur périmètre d'activité en cas d'absence
En tant qu'assistante directe de la directrice adjointe de la DADP, vous serez un véritable appui au bon fonctionnement de cette direction.
À ce titre, vous serez le point d'entrée privilégié de ses demandes et de son encadrement direct, dans ce cadre, vos principales missions seront :
Organiser et sécuriser l'agenda de la directrice adjointe
Assurer un rôle d'interface et de premier contact
Préparer et suivre l'activité de la DADP : constituer et mettre à disposition les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous, veiller au respect des échéances et alerter en cas de difficulté
Assurer le suivi opérationnel : garantir la traçabilité et le suivi des actions et décisions prises lors des réunions, et contribuer à la préparation des réunions institutionnelles et des rencontres avec les partenaires
Assurer les activités administratives de la DADP
Dans le cadre de toutes ces activités, vous devrez veiller au respect des mesures prises dans le cadre de la Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) de la CPAM du Tarn.
Qualités et compétences attendues
- Vous faites preuve de discrétion, et avez le sens de la confidentialité et du service
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et digitaux,
- Vous avez une maitrise avérée des techniques de communication écrite : qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Vous avez la capacité à anticiper et à prendre des initiatives
- Doté d'un bon esprit d'équipe, vous êtes reconnu pour votre sens du relationnel et êtes capable de travailler dans une dynamique d'équipe collaborative
- Autonome, vous faites preuve de rigueur dans la réalisation de vos missions et savez organiser et prioriser vos activités
- Vous avez une bonne connaissance de l'organisation, des enjeux, des projets et de la culture de la CPAM du Tarn.
Formation :
Vous possédez un BAC +2 de type BTS Assistant de manager (ou équivalent) et/ou une expérience probante en assistanat.