Gestionnaire locatif et administratif - Immobilier commercial (H/F) ROSA

Présentation de la société
Notre société assure la gestion d'un portefeuille d'actifs immobiliers détenus par plusieurs SCI, comprenant notamment un centre commercial situé à proximité de Nancy ainsi que d'autres locaux commerciaux sur la côte Atlantique.
Dans le cadre du développement et de la professionnalisation de cette activité, nous recherchons un(e) gestionnaire locatif(ve) à temps partiel. Il ou elle travaillera directement avec les deux associés de la société de gestion.
Missions principales
Gestion administrative des baux
Tenir à jour l'ensemble des dossiers locataires et la base documentaire des immeubles ;
Suivre les dates clés des baux commerciaux : échéances, renouvellements, révisions triennales, indexations, congés et périodes de préavis ;
Préparer les avis d'échéance, appels de loyers, charges et taxes refacturables ;
Établir ou transmettre les quittances et justificatifs ;
Suivre les dépôts de garantie, attestations d'assurance, garanties bancaires et autres documents contractuels ;
Préparer les éléments nécessaires aux nouveaux baux, avenants et renouvellements, en lien avec les associés et les conseils juridiques ;
Organiser les états des lieux d'entrée et de sortie.
Suivi des encaissements et des impayés
Contrôler les encaissements de loyers et de charges ;
Tenir à jour l'état des sommes dues par chaque locataire ;
Identifier rapidement les retards de paiement ;
Effectuer les premières relances amiables par téléphone et par écrit ;
Préparer les dossiers à transmettre aux avocats ou commissaires de justice en cas de contentieux ;
Suivre les échéanciers de règlement accordés aux locataires après validation des associés.
Relation avec les locataires
Être l'interlocuteur quotidien des locataires pour les demandes administratives et les incidents courants ;
Assurer un suivi régulier des demandes et veiller à leur traitement ;
Maintenir une relation professionnelle, disponible et constructive avec les commerçants ;
Signaler aux associés toute difficulté financière, commerciale ou relationnelle concernant un locataire ;
Participer ponctuellement aux réunions avec les locataires et aux visites des actifs.
Suivi des charges et des fournisseurs
Centraliser et contrôler les factures relatives aux immeubles ;
Suivre les contrats d'entretien, de maintenance, d'assurance et de fourniture d'énergie ;
Solliciter des devis et organiser les interventions courantes après validation ;
Suivre la bonne réalisation des prestations et relancer les fournisseurs si nécessaire ;
Préparer les éléments de régularisation annuelle des charges locatives ;
Assurer le suivi de la taxe foncière et des dépenses refacturables aux locataires ;
Participer à la préparation et au suivi du budget annuel de chaque immeuble.
Suivi technique de premier niveau
Recueillir et qualifier les demandes techniques des locataires ;
Organiser l'intervention des prestataires compétents ;
Suivre les sinistres en lien avec les assureurs, experts et entreprises ;
Tenir à jour les contrats, contrôles réglementaires et échéances de maintenance ;
Alerter les associés sur les travaux urgents ou les risques affectant la sécurité, l'exploitation ou la valeur des actifs.
Le poste ne comporte pas de mission de maîtrise d'œuvre ou d'expertise technique. Les travaux importants et les décisions d'investissement restent pilotés par les associés.