Assistant de direction (H/F) Recruteur partenaire

À propos d'Euroports :
Euroports, l'une des plus grandes sociétés d'infrastructures portuaires en Europe, développe, exploite et gère des solutions globales de chaîne d'approvisionnement maritime pour un grand nombre de clients internationaux dans diverses industries. La mission d'Euroports est d'être le partenaire de choix pour fournir des solutions de chaîne d'approvisionnement maritime de la plus haute qualité. Euroports y parvient grâce à 26 terminaux portuaires en eau profonde, 6 sites clients dédiés et une main-d'œuvre d'environ 3 000 employés, offrant une gamme de services à valeur ajoutée et de transport de fret mondial multimodal, le tout dans un seul but : offrir une valeur durable aux clients.
Notre besoin :
Euroports France recherche un(e) Assistant(e) de Direction Générale (H/F) dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Vous serez un(e) collaborateur(trice) clé, apportant un soutien administratif et organisationnel essentiel au Directeur Général et à ses équipes.
Vos Missions principales :
Organisation et agenda :
Gestion complète et dynamique de l'agenda du Directeur Général (DG) : planification et fixation des rendez-vous internes et externes, anticipation des contraintes et optimisation du planning.
Diffusion d'informations internes et externes pertinentes liées à l'agenda.
Soutien Personnel :
Assurer le suivi de dossiers spécifiques du DG, en mettant en place des processus d'organisation.
Gestion des notes de frais du DG et du CODIR.
Gestion administrative des dossiers d'assurances individuelles.
Suivi des congés et absences.
Logistique Générale :
Gestion logistique des événements (noël, comités de direction, inaugurations...).
Suivi et maintenance des moyens techniques mis à disposition du Directeur Général.
Centralisation et traitement des notes de frais du DG et son CODIR.
Gestion et entretien de la base d'archivage de l'entreprise.
Voyages :
Organisation des déplacements des collaborateurs : transports, hébergements, restaurants et gestion des imprévus.
Préparation des ordres de missions et suivi de leur validation.
Suivi des contrats et des assurances voyages.
Préparation spécifique des voyages en fonction des destinations (outils de connexion, etc.).
Réalisation des pré-enregistrements pour le DG et son CODIR.
Suivi des contrats des prestataires de voyages et négociation des tarifs spécifiques.
Communication :
Établissement, en collaboration avec les personnes concernées et le Groupe, du plan de communication annuel, suivi de sa mise en œuvre et de son reporting.
Préparation des publications et des événements : suivi des processus d'autorisation et publication.
Gestion des objets publicitaires (goodies).
Préparation d'une revue de presse hebdomadaire simplifiée.
Gestion et suivi des aides accordées.
Préparation, mise à jour et entretien des supports de présentations (corporate, commerciales.).
Suivi administratif :
Suivi rigoureux des échéances du Directeur Général.
Suivi des échéances du siège, y compris celles de l'ensemble des collaborateurs.
Préparation et suivi des comités de direction et des échéances associées, des réunions d'information générales internes, des échéances des réunions hebdomadaires (RH, Finances, QHSE...), des échéances des réunions commerciales et opérationnelles.
Entretien du CRM.
Profil recherché :
Expérience significative en assistanat de direction, idéalement auprès de cadres dirigeants.
Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, etc.).
Excellente organisation, rigueur et grande capacité d'adaptation, flexibilité.
Sens de la confidentialité, proactivité et autonomie sont des atouts primordiaux.
Qualités relationnelles et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
Une bonne connaissance du milieu maritime et portuaire est un avantage