Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F) FAY

MISSIONS :
- Assurer le secrétariat administratif et commercial ;
- Assurer l'interface avec les différents services de l'entreprise et leur personnel ;
- Gérer le suivi des chantiers à l'aide de Batigest, Excel et Word, Pennylane
- Gérer le suivi des commerciaux, des cahiers de commande et de vente à l'aide de Batigest, Excel et Word, PENNYLANE, BATICAR, Bi reporting
- Rendre compte à la Direction.
1. Secrétariat administratif et commercial
- Assurer le standard téléphonique
- Gérer le courrier (départ, arrivée, classement, suivi)
- Gérer les relations téléphoniques avec les clients. Orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes ;
- Frapper les courriers, mails en provenance des différents services, puis assurer la bonne diffusion des documents ;
- Enregistrer les commandes sur le logiciel Batigest, créer certains devis à la demande de la direction
- Suivre les contrats de sous-traitance établis par le conducteur de travaux, et gérer trimestriellement les dossiers administratifs des sous-traitants
- Gérer le cahier de commandes et celui des ventes ;
- Gérer les réclamations clients et en assurer le suivi ;
- Répondre aux demandes de documentation. Gérer l'envoi des échantillons ;
- Gérer la production des devis. Rédiger les devis standards sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale ;
- Faire préparer par les services concernés tous les éléments nécessaires aux devis non standards pour pouvoir répondre rapidement aux clients ;
- Assurer la constitution, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l'archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tous documents commerciaux ;
- Suivre les dossiers de financements clients
- Faire des appels de fonds pour les clients qui ont fait un prêt personnel auprès de leur banque
- Préparer les voyages du service, effectuer toutes les réservations nécessaires
- Assurer toutes réservations marketing ( foires, stands grandes surfaces, marchés..).
- Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau (papiers et autres) et centraliser les commandes
- Collaborer sur certains dossiers pour l'amélioration continue du service
- Assurer l'archivage de dossiers
- Etablissement des factures et avoirs clients selon process
- Suivi des PV de réceptions
- Archivage du dossier administratif par clients
2. Suivi des activités de production
- Affectation des chantiers pour chaque dépense
- Tenue des tableaux de stocks établis par le conducteur ;
- Gestion de l'arrivée sur Pennylane des factures fournisseurs
- Contrôler les tarifs de certains fournisseurs et faire viser celles-ci puis s'assurer de leur transmission au service comptabilité
- Demande des avoirs fournisseurs et suivi de ces derniers
- Mise à jour de la trésorerie clients ; et pointage de la trésorerie avec le conducteur de travaux chaque semaine
- Assurer la gestion des tableaux de bord de l'activité Production;
- Participer à l'organisation des réunions du service sur la demande de la direction ou des services associés et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées) ;
- Assurer la circulation de l'information auprès des différents services
- Suivi des SAV
- Suivi des bons de commande
3. Suivi des commerciaux
- Gérer le suivi des commerciaux du système informatique, saisie des fiches clients et prospects,
- Assurer la gestion du tableau de bord de l'activité des commerciaux ;
- Assurer la gestion de tous les fichiers prospects définis par la direction commerciale ;
- Participer à l'organisation des réunions commerciales sur la demande de la direction commerciale et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées)
Logiciel SAGE et PENNYLANE