Responsable Services Généraux H/F Lynx RH

Lynx RH Yvelines - Tertiaire, cabinet de recrutement et d'intérim à taille humaine, recrute pour l'un de ses clients un.e Responsable Services Généraux H/F, basé à Vélizy-Villacoublay (78).

Notre équipe de consultants dédiés aux fonctions support, vous apportera dans le processus de recrutement : conseil - expertise et bienveillance.

Vous serez accompagné par un interlocuteur unique, tout au long du processus afin de créer une approche qualitative et de confiance.

Vos missions

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous assurerez la gestion et l'optimisation des moyens nécessaires au bon fonctionnement, à l'entretien et à la sécurité du siège social et des fonctions centrales du Groupe.

Vous piloterez également la gestion de la flotte automobile du Groupe et l'encadrement de l'équipe.

1. Gestion et entretien du siège social

• Planifier et superviser les interventions d'installation, d'aménagement et de maintenance des locaux.
• Coordonner les actions avec le prestataire chargé de la maintenance de l'immeuble ainsi qu'avec les différents prestataires externes : ménage, sécurité incendie, entretien, etc.
• Organiser et suivre les contrôles réglementaires obligatoires.
• Être l'interlocuteur privilégié du propriétaire et du prestataire de maintenance de l'immeuble.
• Veiller à proposer un environnement de travail adapté aux besoins des collaborateurs, tout en optimisant les coûts.

2. Gestion des prestataires et des fournisseurs

• Identifier, sélectionner, négocier et suivre les contrats conclus avec les différents prestataires : ménage, sécurité, maintenance, café, fontaines à eau, etc.
• Assurer le suivi du contrat de téléphonie mobile du Groupe.
• Piloter les appels d'offres et mettre en concurrence les prestataires afin d'optimiser les coûts, tout en maintenant un niveau de service satisfaisant.
• Contrôler la bonne exécution des prestations et le respect des engagements contractuels.

3. Services aux collaborateurs du siège social

• Coordonner les services nécessaires au quotidien des collaborateurs : accueil, courrier, reprographie, fournitures, café, fontaines à eau, etc.
• Garantir le bon fonctionnement des espaces de travail, des salles de réunion et des équipements hors périmètre informatique.
• Préparer les équipements et les espaces nécessaires à l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
• Participer à l'organisation des événements internes.
• Superviser les achats de matériels et de consommables nécessaires au fonctionnement des fonctions supports.
• Garantir le tri, le classement et la bonne gestion des archives.

4. Pilotage budgétaire et optimisation des services généraux

• Élaborer et suivre les budgets alloués aux services généraux.
• Mettre en place des indicateurs et des outils de suivi permettant d'évaluer la qualité, les coûts et l'efficacité des services.
• Identifier et déployer des actions d'amélioration continue.
• Produire et analyser les reportings liés à l'activité.

5. Définition et déploiement de la politique automobile

• Participer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie de gestion du parc automobile, en tenant compte des enjeux financiers, opérationnels, réglementaires et environnementaux du Groupe.
• Actualiser la politique automobile en fonction des évolutions réglementaires et des besoins de l'entreprise.
• Faire appliquer la politique automobile du Groupe, notamment concernant les gammes de véhicules utilitaires et professionnels sélectionnées.
• Préparer et participer activement aux négociations menées avec les loueurs et les constructeurs.
• Suivre les relations avec ces partenaires et veiller à la bonne application des accords-cadres et des conditions tarifaires négociées.

6. Gestion opérationnelle de la flotte automobile

• Garantir la bonne gestion de la flotte automobile sur l'ensemble du périmètre du Groupe.
• Animer et accompagner les relais ou responsables locaux chargés de la gestion de la flotte.
• Veiller au respect des politiques internes relatives à l'usage, à l'entretien et à la restitution des véhicules.
• Communiquer les informations nécessaires concernant la politique automobile, les accords-cadres, les procédures et les outils.
• Garantir la bonne utilisation et la fiabilité des données renseignées dans l'outil de gestion du parc SIP2.
• Veiller au suivi des déclarations de sinistres auprès des assurances.
• Configurer, administrer et suivre les comptes PayByPhone des différentes entités afin d'optimiser les frais de stationnement.

7. Maîtrise des coûts de la flotte automobile

• Élaborer, suivre et analyser les reportings relatifs au parc automobile.
• Contrôler les dépenses et assurer le suivi budgétaire de la flotte.
• Veiller à la bonne application des tarifs et des conditions négociées.
• Identifier les leviers d'optimisation permettant de maîtriser le coût global du parc automobile.

Profil recherché

• Polyvalent(e), rigoureux(se) et dynamique, vous avez le sens du service.
• Organisé(e) vous avez la capacité à anticiper et à prioriser vos tâches
• Vous avez une première expérience similaire sur un poste en Services Généraux, Office Manager de minimum 3/5 ans
• Connaissances du logiciel SIP2 serait un plus.

Informations complémentaires

Type de contrat : Intérim

Temps de travail : Temps plein

Lynx RH : Recrutement spécialisé en CDI, CDD et intérim de profils Bac+2 à Bac+5 en fonctions supports, informatique et ingénierie.