Technicien / Technicienne de gestion administrative (H/F) UNIVERSITE DU LITTORAL COTE D'OPALE

Activités principales :
Accueil des étudiants internationaux sur les sites de Calais et Boulogne/Mer, en échange et hors échange :
- Préparation de l'accueil avant l'arrivée : organisation et animation du webinaire avant l'arrivée, mise à jour et diffusion des informations (logements, procédures administratives, guide d'accueil) pour les sites de CL et BL
- Assurer le guichet d'accueil sur les sites concernés (aides pour les démarches administratives, y compris extérieures à l'ULCO comme la Sécurité Sociale), non seulement à la rentrée mais tout au long de l'année
- Gestion du buddy system (parrainage) et d'un réseau des alumni internationaux, en lien avec la collègue qui gère l'accueil sur le site de DK
- Animation d'un réseau d'ambassadeurs étudiants RI
- Pour les étudiants en échange : préparation des documents obligatoires à la mobilité encadrée avant-pendant-après leur mobilité, envoi, suivi et exploitation du questionnaire de satisfaction ULCO, établir des pistes d'amélioration en fonction des réponses à ce questionnaire.
- Faire le lien avec les services extérieurs (Préfecture, Campus France, CPAM.)
- Programmer, informer et animer des évènements d'intégration et de valorisation culturelle des étudiants internationaux de l'ULCO tout au long de l'année, en lien avec les services concernés (BVEH, MDE.), pour les étudiants en convention et hors convention ; Co-organiser la journée d'accueil des étudiants internationaux. Etablir les devis et les bons de commande en lien avec ces activités
- Gérer les prêts d'ordinateurs portables à destination des étudiants internationaux sur les sites concernés.
- Représenter l'ULCO lors de réunion sur l'accueil des internationaux (colloque de l'accueil Campus France, réunions régionales et nationales).
- Etablir une veille sur les évolutions de règlementation, notamment sur les visas et titres de séjour, et sur les évolutions du programme Erasmus+ pour les entrants
- Etre le relai de la DRI sur le site de Calais et assurer une première information pour les étudiants souhaitant partir en mobilité à l'étranger.
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Diplôme souhaité : Bac + 2 minimum
- Organisation de l'enseignement supérieur
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Accueillir les populations concernées
- Capacité de conceptualisation
- Sens de l'organisation
Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre une démarche qualité
Savoir être :
- Sens relationnel
- Autonomie
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité

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