Assistant-e au cabinet du Recteur (H/F) RECTORAT

Secrétariat de Monsieur le Recteur
- Gestion au quotidien de la messagerie du cabinet et du courrier :
o Impression des mails identifiés de la boite ce.recteur le matin et vigilance l'après-midi sur les courriers importants (Ministère, DGESCO, SGRA, préfecture, IH2EF, DSDEN) ;
o Constitution de la pochette courrier à destination de Monsieur le Recteur, à partir de la correspondance postale et de la messagerie fonctionnelle ; assurer les diffusions nécessaires vers les services, les conseillers, les inspecteurs ou les directions départementales, gérer les suites à donner ainsi que les demandes de compléments ; faire les relances aux services.
- Saisie et suivi des interventions dans le tableau de suivi.
- Rédaction et suivi des courriers de réponse à la signature de Monsieur le Recteur, y compris ceux adressés aux élus et aux usagers, sur la base des éléments de fond transmis par les services.
- Enregistrent des notes dans le tableau de suivi, accusé de réception et renvoi des notes annotées.
- Gestion des parapheurs : contribuer avec le reste des membres du cabinet à l'enregistrement et au suivi des parapheurs ; contrôle du respect formel des documents (charte graphique) ; envoi des courriers du cabinet.
- Gestion des appels téléphoniques, notamment externes : Assurer la réception des appels téléphoniques au cabinet en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence.
- Classement et archivage : Participer au quotidien au classement des notes et courriers du cabinet, sous forme numérique ou papier ; mettre à jour les différents dossiers du cabinet ; archiver.
- Rédaction et suivi des courriers de réponse aux élus et ministère/présidence sur les absences de professeurs.
- Gestion des distinctions honorifiques
o Préparer et assurer le suivi des candidatures pour les Palmes Académiques, en lien avec la directrice de cabinet.
o Suivre des demandes ministérielles pour les candidatures ONM et LH.
Secrétariat du Service de Défense et de Sécurité Académique
- Faits établissements : Saisir et analyser quotidiennement les faits établissements, en lien avec le directeur de cabinet adjoint.
- Remontées CMVA (cellule ministérielle de veille académique) : Suivre les remontées pour les décès ou faits établissements particulièrement graves.
Planification des réunions régulières du directeur de cabinet
- Organisation réunions harcèlement et EVS.
Autres tâches quotidiennes, périodiques ou exceptionnelles
- Constitution et suivi du dossier d'astreinte pour les week-ends.
- Réception et suivi des demandes de congés des DASEN.
Profil recherché :
- Adaptabilité et réactivité face aux demandes et aux changements organisationnels
- Rigueur et discrétion
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonnes compétences techniques requises pour le secrétariat
- Disponibilité
- Bonne connaissance de l'institution, de l'organisation et des métiers de l'Éducation nationale, en particulier des services du rectorat
- Aisance, professionnalisme et courtoisie dans les relations avec tous les acteurs en lien avec le cabinet de la rectrice, en interne comme en externe
- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les services ou les partenaires