Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F) Recruteur partenaire

* Ce recrutement étant réalisé par notre EA, ce poste est destiné aux travailleurs handicapés orientés vers le marché du travail par la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et titulaire de la Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) et/ou de la mention Bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH)
DESCRIPTION DU POSTE Contribuer à la fluidité du processus de facturation en assurant le traitement, le suivi et la résolution des litiges fournisseurs dans les meilleurs délais, tout en garantissant une communication efficace entre les services internes et les partenaires externes. Rattaché(e) au à la Direction des Achats, vous assurerez l'interface entre les services Achats, Comptabilité, les opérationnels et les fournisseurs afin de garantir le traitement efficace des factures en litige . voici vos futures missions (liste non exhaustive) :
GESTION DES LITIGES DE FACTURATION
- Assurer le lien entre les services Comptabilité et Achats concernant les factures en litige
- Identifier les causes des litiges et coordonner les actions correctives avec les parties prenantes internes et externes
TRAITEMENT DES LITIGES LIES AUX COMMANDES
- Contacter les fournisseurs lorsque les factures sont rejetées en raison de l'absence d'un numéro de commande
- Demander la réémission des factures avec les références conformes
TRAITEMENT DES ECARTS DE MONTANT
- Analyser les écarts entre le montant de la facture et celui de la commande
- Échanger avec les opérationnels et les fournisseurs afin d'identifier l'origine de l'écart
- Établir, à la demande des opérationnels, les avenants nécessaires pour permettre la régularisation et le solde de la facturation
SUIVI DES RECEPTIONS
- Relancer les opérationnels lorsque les factures sont bloquées en raison d'une absence de réception
- Assurer un suivi régulier par téléphone et par courrier électronique jusqu'à la régularisation du dossier
CORRECTION DES ERREURS ADMINISTRATIVES
- Solliciter les fournisseurs pour la réémission des factures lorsqu'une erreur est constatée sur l'entité facturée
- Gérer les situations de dépôt tardif des factures en demandant l'émission des avoirs et la création de nouvelles factures conformes
GESTION DES AUTRES MOTIFS DE REJET
- Analyser les motifs de rejet non standards
- Rechercher les solutions adaptées en collaboration avec les fournisseurs, les acheteurs, les opérationnels et le service comptable
COMMUNICATION ET SUIVI
- Rédiger des courriers et relances destinés aux fournisseurs concernés par des litiges récurrents
- Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur résolution complète
- Tenir à jour les outils de suivi et de reporting
COMPETENCES REQUISES
o Bonne maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
o Aisance dans l'utilisation de plusieurs applications métiers (comptabilité, achats, gestion documentaire, ERP)
o Capacités rédactionnelles permettant de produire des courriers, relances et comptes rendus clairs et professionnels
o Bonne compréhension des processus administratifs de facturation et d'achats
o Sens du service et de la coopération
o Excellentes qualités de communication orale et écrite
o Capacité à gérer plusieurs échanges téléphoniques quotidiens avec Fournisseurs, Acheteurs, Opérationnels, Comptabilité .
PROFIL RECHERCHE Formation en gestion administrative, assistanat, comptabilité, gestion PME/PMI ou domaine équivalent ; une 1ère expérience dans un environnement administratif, comptable ou achats est appréciée ; un savoir-faire dans le traitement des factures ou des litiges fournisseurs constitue un atout !
SOFT SKILLS INDISPENSABLES
Rigueur et sens de l'organisation
Conscience professionnelle
Résilience face aux situations complexes ou aux relances répétées
Réactivité et capacité d'analyse
Persévérance dans le suivi des dossiers
Esprit d'équipe