CHARGE RENSEIGNEMENT INSTRUCTION DOSSIER FORMATION -H/F- Recruteur partenaire

Vous êtes sur une contrat de remplacement maladie (contrat renouvelable au mois / durée non définie) et rejoignez un organisme financeur de la formation professionnelle. Vous rejoindrez une équipe de 6 personnes.
Votre mission sera double :
- Accueillir et renseigner les publics sur leurs droits à la formation professionnelle, selon les dispositifs et la législation en vigueur
- Préparer administrativement le montage des demandes de financement
Plus concrètement, vos principales seront :
ACCUEIL & RENSEIGNEMENT
Accueillir les personnes (mini 50% du temps de travail) : Accueil téléphonique (essentiellement), Accueil physique, Traitement des courriers et des courriels
A savoir :
o Gestion des appels entrants toute une demi-journée de chacune des journées de travail.
o Les appels à traiter concernent essentiellement des particuliers, mais des échanges avec des employeurs et
des organismes de formation sont également à prévoir
Comprendre et Analyser les demandes + Evaluer le niveau d'urgence de la demande
Planifier les rdvs pour traiter les demandes
Dans le but de proposer la réponse la plus appropriée en intégrant les objectifs de la structure, l'offre de service et la législation en vigueur : L'informer sur ses droits et/ou sur les modalités de dépôt d'un dossier de demande de financement d'un parcours de formation
Accompagner (si nécessaire) dans l'utilisation de l'outil informatique dédié au dépôt de demande
Le cas échéant,
o Réorienter la personne vers une autre structure
o Recontacter (par téléphone ou courriel) la personne pour lui apporter la réponse qui n'avait pas pu lui être apportée immédiatement
Assurer une traçabilité informatique des contacts et des démarches réalisées
GESTION DE DOSSIERS DE DEMANDES DE FINANCEMENT DE FORMATION
Montage des dossiers : Vérification de la recevabilité et de la complétude de la demande, Rassemblement des documents nécessaires, Chiffrage,.
Si besoin, contacter les personnes (par téléphone ou mail) pour réclamer des pièces manquantes.
Préparation des dossiers pour instruction
Être en veille pour suivre les actualités et les évolutions des dispositifs (changements réguliers)
PROFIL REQUIS
Vous êtes titulaire d'un BAC à BAC+2 dans le domaine Administratif ou Commerce.
Vous justifiez impérativement d'une expérience professionnelle significative à un poste mêlant contact-public/clientèle ET montage/instruction de dossiers.
Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle serait un atout.
Par ailleurs, vous avez nécessairement :
- Une appétence pour le traitement d'appels téléphoniques
- Une aisance avec les chiffres d'une part, avec les outils informatiques d'autre part.
Vos qualités personnelles :
- Excellente aisance relationnelle auprès d'un public très varié (sourire, écoute, patience, pédagogie, maîtrise de soi.),
- Sens aigu du service,
- Rigueur administrative,
- Organisation, Souplesse et Adaptabilité,
- Sens du travail en équipe,
Vous avez également une bonne aisance rédactionnelle (orthographe-grammaire)
Enfin, vous avez une réelle motivation pour vous engager durablement dans les missions prévues
Horaires de travail à titre indicatif : 08h15-12h00 et 13h00-17h00 du lundi au vendredi
Télétravail : 1 jour par semaine après période d'essai