Agent d'Accueil - Secrétaire Résidence Habitat (H/F) Recruteur partenaire

Dans le cadre d'un remplacement de personne poste à pourvoir de suite : secrétaire, agent d'accueil de sa résidence habitat située à Châtellerault. Sous la responsabilité de la coordinatrice de la résidence Habitant, la secrétaire a pour missions principales d'effectuer l'ensemble des tâches administratives et techniques liées aux dossier administratifs des résidents, et à l'administration de la Résidence Habitat.
Fonctions : accueil du public, établir les inscriptions et les différents dossiers administratifs des résidents à partir du logiciel informatique.
Détail des missions :
Accueil
- Accueil du public (physique et téléphonique), orientation, information
- Organisation matérielle destinée au public (affichage.) et approvisionnement des fournitures bureau, copieurs..
- Prendre en note les différentes demandes de logement et les traiter à son niveau selon la procédure définie. (Site internet de la résidence)
Gestion de la résidence :
- Suivi des travaux : Recherche d'entreprises, demande de devis ; gestion et suivi des interventions dans les logements ou la résidence, commandes de petites pièces nécessaires à l'entretien du matériel.
- Gérer les situations d'urgence en lien avec la coordination de l'association
- Lien avec Habitat de La Vienne, propriétaire concernant les travaux et les garanties des Résidences.
- Mise en place et suivi des maintenances et visites annuelles d'entretien (chaufferie, équipements de sécurité incendie.)
- Relevé mensuel des différents compteurs de charges (Electricité, gaz, eau, chauffage.)
- Création et gestion des accès badges et des accès WIFI de la résidence.
- Veille à l'application du règlement intérieur, à la sécurité physique et sanitaire des résidents.
Administratif :
- Gestion du courrier de la résidence et des résidents (départ/arrivée) distribution du courrier,
- Secrétariat (saisie informatique de documents, mise en forme, tirage, reprographie, classement.)
- Suivi des adhésions, des inscriptions
- Préparation des dossiers des résidents en lien avec l'accompagnatrice sociale
- Etablissements des avenants, des quittances, des autorisations diverses et mise en signature.
- Archivage
- Effectuer les commandes diverses et la gestion de stock des fournitures administratives et sanitaires.
Logiciel SIHAJ:
- Création, renseignement et mise à jour des dossiers des résidents
- Préparation de la facturation
- Suivi des départs et arrivées, des listes de demandes en lien avec l'accompagnatrice sociale.
Comptabilité : en lien avec le responsable de la comptabilité
- Collecte et transmission des pièces comptables à la comptable de l'association
- Suivi des comptes auxiliaires résidents, suivi des procédures de relance
- Préparation des fiches de caisses hebdomadaires
- Vérification, création des bordereaux CAF
- Préparer les remises de chèques
Compétences requises (savoir, savoir-faire)
- Capacité d'adaptation aux différents publics
- Savoir hiérarchiser les problèmes par ordre d'importance afin d'organiser et d'optimiser son travail
- Maitrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur ; mail.
- Savoir rédiger, corriger et éditer des documents
- Donner une image valorisante de l'établissement
Aptitudes requises(savoir-être)
- Etre enthousiaste et faciliter la relation.
- Faire preuve de discrétion et d'éthique professionnelle
- Connaître ses limites
Jour travaillés : structure ouverte du lundi au vendredi Amplitude 9h 17 h Jours travaillés à voir avec employeur
Postuler avec CV et LETTRE DE MOTVATION