Assistant(e) Administratif(ve) (H/F) TRANSDEV SAVOIE

Rejoignez nous en tant qu'assistant(e) Administratif (ve), TRANSDEV SAVOIE Moûtiers, entreprise de transport interurbain de voyageurs, dont l'équipe est composée de :
- 18 conducteurs permanents,
- de plus de 80 conducteurs saisonniers en hiver,
- une dizaine de personnes permanentes réparties sur les services administratifs, d'exploitation et de maintenance.
Rattaché(e) au Chef de centre et en lien étroit avec le service d'exploitation, et ressources humaines, vous œuvrez conjointement au bon fonctionnement du centre.
Votre feuille de route :
Gestion Administrative du personnel :
- Centraliser et coordonner les informations relatives à chaque nouvelle embauche en lien avec le service d'exploitation et ressources humaines (date d'embauche, logement.)
- Etablir les déclarations préalables à l'embauche
- Rédiger, faire signer les contrats de travail selon les modèles communiqués par le service RH et en lien avec le service d'exploitation et les faire signer
- Etablir les prépaies des conducteurs
- Centraliser et coordonner les sorties de salariés en lien avec le service exploitation et ressources humaines
- Commander et gérer les dotations conducteurs (tenues.)
- Centraliser les documents et demandes pour transmissions au service RH (affiliations mutuelle, acomptes.)
- Réaliser le recueil des faits lors des accidents de travail et alimenter le support informatique de gestion des AT
- Assurer le suivi des visites médicales réglementaires et assurer la prise de rendez-vous de l'ensemble des salariés rattachés au centre ; assurer la mise à jour de l'interface de gestion et prendre les rendez-vous médicaux.
- réaliser les notes de frais pour le compte des conducteurs et organiser les nuitées dans les hôtels lors des voyages et des formations.
- rééditer les cartes de qualification va HUBPRO
- Saisir les données conducteurs dans le logiciel d'exploitation
Gestion des logements mis à disposition des conducteurs saisonniers :
- Rechercher et visiter les appartements
- Coordonner les attributions des logements
- Procéder à l'état des lieux avant et après la mise à disposition
- Être l'interlocuteur des propriétaires bailleurs
- Suivre les règlements aux propriétaires des logements, faire les bons de commande correspondants et les assister en cas de besoin
- gérer les assurances des logements
Gestion Administrative du centre et de l'exploitation :
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique
- Gérer les courriers entrants et sortants (rédaction, classement, affranchissement.)
- Créer les comptes fournisseurs et les des bons de commande fournisseurs pour le centre
- Réaliser les commandes des fournitures
- Gérer les objets perdus
- Créer et distribuer les codes gasoil
- Suivre et archiver les données liées à la réglementation sociale (disques, cartes chrono, EAD...)
- Suivre les interventions réglementaires périodiques (permis de conduite, visite médicale)
- Editer et distribuer les plannings aux conducteurs