Assistant / Assistante de direction Recruteur partenaire

Nous sommes un Cabinet d'ingénierie (MOE, AMO, Contractant Général) en immobilier pro, basé à Biarritz, actif en France pour le neuf et la rénovation.
Activités principalement dans les Landes (40), Pyrénées-Atlantiques (64), Hautes-Pyrénées (65), sud Gironde (33) et partout en France pour l'AMO.
VOS MISSIONS
1. Administration générale
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs
- Gestion des appels, des courriels et du courrier
- Classement et archivage des documents
- Gestion des fournitures et des relations avec les fournisseurs
2. Gestion administrative et financière
- Création et mise à jour de la base fournisseurs
- Saisie des factures fournisseurs dans l'ERP GX
- Dépôt des pièces comptables sur Pennylane
- Émission des factures clients
- Relance des règlements clients
3. Ressources Humaines
- Accueil administratif des nouveaux collaborateurs
- Gestion des relations avec la mutuelle
- Préparation et transmission des variables de paie
- Commande des titres-restaurant
- Gestion des chèques vacances et CESU
- Organisation des formations et suivi des financements auprès de l'OPCO
4. Santé - Sécurité
- Mise à jour du Document Unique (DUERP)
- Organisation des contrôles réglementaires des installations électriques.
- Suivi des vérifications annuelles des extincteurs
- Veille au respect des obligations réglementaires
5. Communication
- Mise à jour des supports de communication (site internet, plaquettes, panneaux de chantier.)
- Création de visuels sur Canva
- Animation des réseaux sociaux
- Organisation des événements de l'entreprise (repas de fin de chantier, inaugurations, etc.)
6. Moyens généraux et amélioration continue
- Gestion administrative du parc automobile
- Gestion des déplacements
- Participation au développement et à l'animation des outils métier (ERP GX, KALITI.)
- Participation et animation au suivi de la démarche qualité ISO 9001
MISSIONS DE SUPPORT AUX AFFAIRES
- Préparation des propositions commerciales
- Constitution des dossiers de consultation
- Préparation des marchés et commandes
- Vérification des pièces administratives avant signature des marchés, commandes et avenants
- Dépôt des documents contractuels sur YOUTRUST et suivi des validations
- Gestion et dépôt des documents administratifs des chantiers (DOC, DT, DICT, DAACT.)
- Saisie des factures fournisseurs liées aux opérations
RELATIONS DE TRAVAIL
Interne (Direction & Responsables de projets)
Externe (Clients, Fournisseurs/Partenaires, Cabinet comptable, OPCO, organismes de formation, Organismes sociaux (médecine du travail, Mutuelle.)
OBJECTIFS DU POSTE
- Garantir un fonctionnement administratif fiable et efficace
- Assurer un support de qualité aux équipes opérationnelles
- Contribuer à la satisfaction des clients et des partenaires
- Participer à l'amélioration continue des processus
- Représenter les valeurs de l'entreprise dans l'ensemble des missions confiées
NOS VALEURS
Simplicité, Écoute, Confiance, Engagement, Exigence
COMPÉTENCES REQUISES Techniques & personnelles:
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Utilisation d'un ERP
- Connaissances administratives, comptables et RH
- Maîtrise de Canva et des outils de communication
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Rigueur
- Organisation
- Polyvalence
- Autonomie
- Discrétion et confidentialité
- Réactivité
- Esprit d'équipe
- Sens du service
- Curiosité
- Force de proposition
VOS AVANTAGES:
CDI 37h25, 2 mois de période d'essai renouvelable
Salaire selon expérience sur 13 mois Mutuelle (famille) 100% à charge de l'employeur
Tickets restaurants:13€ (50% à charge du salarié)
13 RTT
Période congés annuels : 1 semaine à Noël et 2 sem. en Août
Chèque vacances
Chèque CESU: 100% à charge de l'employeur)
Vos horaires:
- Lundi à jeudi : 8h30 à 12h30 et 14h à 17h30
- Vendredi : 8h30 à 12h30 et 14h à 17h15