Assistant Administratif H/F Coallia

Vos missions

Sous l'autorité du Directeur de l'établissement, vous êtes le premier interlocuteur des résidents, des familles, des partenaires et des visiteurs. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'établissement et participez à la qualité de l'accueil.

Accueil physique et téléphonique

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, familles, partenaires et prestataires.

• Gérer le standard téléphonique et orienter les appels.

• Renseigner les différents interlocuteurs et les orienter vers les professionnels compétents.

• Assurer la gestion des accès conformément aux procédures de l'établissement.

• Prendre et transmettre les messages.

Gestion administrative

• Réaliser les travaux courants de secrétariat.

• Gérer le courrier entrant et sortant.

• Assurer le classement, l'archivage et le suivi documentaire.

• Mettre à jour les dossiers administratifs des résidents.

• Effectuer les travaux de saisie informatique.

• Préparer les courriers, convocations et différents documents administratifs.

• Participer à l'organisation des réunions et des évènements institutionnels.

Gestion de l'information

• Assurer la circulation des informations entre la Direction et les différents services.

• Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi.

• Participer au suivi administratif des dossiers de l'établissement.

• Garantir la confidentialité des informations traitées.

Appui administratif

• Assister la Direction et les équipes dans les tâches administratives

Profil recherché

Formation

• Niveau Bac minimum.

• Une formation en secrétariat, gestion administrative ou assistanat est appréciée.

Expérience

• Une première expérience sur un poste d'accueil ou administratif est souhaitée.

• Une expérience dans le secteur médico-social ou auprès de personnes en situation de handicap constitue un véritable atout.

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

• Bonne maîtrise des outils informatiques.

• Maîtrise des techniques de secrétariat.

• Aisance téléphonique.

• Excellentes capacités rédactionnelles.

Qualités attendues

• Excellent sens de l'accueil et du service.

• Sens de l'écoute et de la communication.

• Organisation et rigueur.

• Discrétion et respect absolu de la confidentialité.

• Capacité à gérer les priorités.

• Polyvalence et autonomie.

• Réactivité face aux imprévus.

• Goût du travail en équipe.

Conditions du poste

• Contrat : CDI ou CDD selon le besoin de l'établissement.

• Temps de travail : Temps plein (35 heures) .

• Horaires : Du lundi au vendredi, principalement de 9h00 à 17h00, avec permanence du standard durant les heures d'ouverture de l'établissement.

• Rémunération : Selon la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 (CCN 66), avec reprise de l'ancienneté conformément aux dispositions conventionnelles.

• Prise de poste : Dès que possible.

Les avantages

• Reprise de l'ancienneté selon la CCN 66.

• Mutuelle d'entreprise.

• Comité Social et Économique (CSE).

• Plan de formation et accompagnement à la prise de poste.

• Travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire engagée.

• Environnement de travail humain et bienveillant.

• Participation à des projets institutionnels innovants dans le champ du handicap

articipez à la mission d'utilité sociale de Coallia au service des plus vulnérables.La MAS Les Petites Pierres accueille 41 résidents, répartis en quatre unités : un pôle locomoteur (19 places et 2 accueils temporaires) et un pôle psy-autisme (17 places et 2 accueils temporaires). Une équipe pluridisciplinaire assure un accompagnement médico-soignant, rééducatif et éducatif au quotidien, en favorisant une communication adaptée. L'établissement dispose d'équipements spécialisés pour la prise en charge des résidents (rails de transfert, verticalisateur, fauteuils roulants électriques, espace snoezelen…).Avec plus de 900 dispositifs, nous intervenons dans le cadre de politiques publiques auprès de 100 000 personnes par jour : travailleurs migrants, demandeurs d'asile, réfugiés, mineurs non accompagnés, personnes fragilisées par l'absence de logement ou encore celles en situation de dépendance et de handicap.Les valeurs de fraternité, hospitalité et proximité animent les 5000 professionnels de l'Association.