Gestionnaire administrative des stages et du programme P.E.C (H/F) UNIVERSITE DE STRASBOURG

CDD 12 mois
Démarrage à compter du 21/09/2026
Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (C2)
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Affectation : Sciences Po Strasbourg - Service carrières et partenariats
Mission
L'agent est chargé :
de la gestion administrative des stages effectués par les étudiants de Sciences Po Strasbourg et du suivi du programme PEC
d'accueillir et conseiller les étudiants dans leurs démarches liées aux stages et au programme PEC
de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information en matière de stage et sur le programme PEC
Activités principales
L'adjoint(e) en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Gestion du bureau des stages :
Validation de l'ensemble des conventions de stage en utilisant les plateformes de gestion Esupstage et Esupsignature, suivi de la procédure, vérification des critères d'éligibilité et du circuit des signatures.
Etablissement d'attestations spécifiques et mise à jour d'un tableau de suivi via Excel.
Accueil et réponses aux demandes d'informations des étudiants et responsables pédagogiques, traitement des éventuels litiges et imprévus durant le stage (avec l'appui de la responsable du service).
Veille en matière de règlementation liée au stage et mises à jour des informations à destination des étudiants sur l'intranet ERNEST (avec l'appui du service communication).
Présentation de la procédure liée aux stages lors des réunions de rentrées des étudiants en Master 2.
Suivi du programme de professionnalisation PEC :
Mises à jour de tableaux de suivi du programme « PEC » pour chaque étudiant du diplôme (environ 1200) en se basant sur les listes de présences aux ateliers et aux évènements transmises par les chargés de missions du service carrières.
Enregistrement des documents transmis par les étudiants attestant le suivi du programme (fiches de paie, attestation de stage, enquêtes métier, CV, lettre) et mises à jour des tableaux de suivi individuel.
Réponse aux demandes d'informations des étudiants sur leur situation et rappel des règles du programme.
Rôle d'alerte : identification, via une extraction des tableaux de suivi, des étudiants les plus en retard dans le programme. Transmission des informations à la responsable du service.
Activités associées
Participation aux évènements organisés par Sciences Po Strasbourg (cérémonie de remise des diplômes, surveillance du concours, permanence élection). Participation aux évènements du service (journée des carrières, tables rondes métier) sur la base du volontariat.
Etre disponible 2 ou 3 samedis par an pour ces évènements.
Profil recherché
a) Savoir sur l'environnement professionnel :
- Connaissance générale du fonctionnement de l'université
- Connaissance souhaitée des questions relatives à la scolarité à l'université
- Connaissance souhaitée des principales dispositions réglementaires relatives aux stages
b) Savoir-faire opérationnel :
- Maîtriser les outils de bureautique et particulièrement Excel
- Savoir rédiger un courriel, un courrier, une attestation
- Savoir établir des données statistiques
- Savoir appliquer des procédures et les règlementations des circulaires et conventions
c) Savoir-faire comportemental :
- Etre rigoureux et méthodique
- Avoir un bon sens de l'organisation
- Savoir être autonome et travailler en équipe
- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
(...) Veuillez consulter la fiche complète sur le site de l'université de Strasbourg.