Chargé(e) de scolarité (H/F) INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit.
Vos missions seront les suivantes :
Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.
Accompagnement des étudiants
Gérer les absences :
* Assurer le suivi et la gestion des absences
* Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.
Assurer les relations étudiantes :
* Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études.
* Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
* Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants.
Gestion des examens
* Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages.
* Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
* Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.
Gestion de la scolarité/programmes
* Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
* Gérer les modifications et évolution des choix.
* Affecter les étudiants à leur filière.
* Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
* Participer au paramétrage du système ERP.
* Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP.
* Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
* Encoder les notes d'examen.
Assurer la gestion logistique de la scolarité :
* Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles.
Assurer la gestion administrative de la scolarité :
* Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.
* Créer les emplois du temps et les saisir dans l'outil dédié pour la réservation des salles
* Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants.
* Assurer un reporting régulier de ses activités.
* Participer au partage d'informations.
* Repérer et alerter le responsable pédagogique et/ou les interlocuteurs concernés de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
* Appliquer les procédures liées à la scolarité
* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Compétences relationnelles et travail en équipe
* Travailler efficacement en binôme et en équipe : communication fluide, partage d'informations et esprit positif
* Assurer un accueil de qualité et interagir avec différents interlocuteurs
Organisation et gestion des situations complexes
* Gérer des flux importants en faisant preuve de rigueur, d'organisation et de réactivité
* Être capable de prioriser, multitâche et s'adapter à un environnement dynamique sans routine
Qualités personnelles et compétences complémentaires
* Niveau d'anglais B2
* Adhésion aux valeurs de la faculté