ASSISTANT DE DIRECTION - 85% (H/F) CCAS

CCAS de la Ville des HERBIERS (16 600 habitants) - Vendée
Le CCAS de la Ville des HERBIERS est un établissement public dynamique qui compte près de 250 agents au service de la population. Fort de ses 3 résidences et de sa cuisine centrale, le Centre Communal d'Action Sociale recrute un Assistant de direction (H/F) à 85 %.
Cadre d'emplois de catégorie C : Adjoint Administratif territorial
Missions :
En collaboration étroite avec la directrice du CCAS et du CIAS, vous assurez les activités suivantes :
Activités :
Activités principales :
- Assistant de direction
- Assiste la directrice du CCAS et du CIAS, en particulier la gestion de l'agenda
- Met en forme les supports divers du service
- Effectue la préparation du conseil d'administration du CCAS
o Recense les projets de délibération
o Elabore la note de synthèse à partir des projets de délibération
o Rédige la convocation
o Organise la tenue du conseil : préparation de salle, s'assure de la présence du quorum
o Prépare le document de présentation du conseil sous forme de PPT
o Assiste au CA
o Rédige le CR
o Met à la signature les délibérations, les transmet, et les diffuse aux services concernés
- Assure l'accueil téléphonique du service administratif
- Gère la réception du courrier et des mails des services du CCAS et du CIAS
- Assure le suivi du planning du service
- Assistant du pôle juridique
o Sous la responsabilité du service juridique, prépare les courriers d'attribution ou de suivi des marchés
o Mise en signature et récupération des courriers / documents sur le parapheur électronique
o Publie sur la plateforme marchés sécurisés au besoin
- Gestion financière :
o Gère la commande des fournitures de bureau, et des abonnements du CCAS et du CIAS
o Suit le budget abonnement, et fournitures d'entretien du bâtiment
o Assure le suivi budgétaire et comptable du budget FONCTIONNEMENT du CCAS principal : engagements, bons de commande, mandatement.)
- Communication :
Met à jour les organigrammes des services
Fais le lien avec le service communication sur tous les évènements liés au CCAS et au CIAS
- Gestion de La Ruche (intranet) :
Gestion des nouveaux arrivants et des sorties des agents du CCAS et du CIAS
Rédige les articles relatifs au CCAS et au CIAS (hors éléments RH)
Activité secondaire
REFLEXION / DEPLOIEMENT D'UNE ARBORESCENCE INFORMATIQUE / TRAVAIL SUR L'ARCHIVAGE INFORMATIQUE DU CCAS et du CIAS / SUR LE PARTAGE DES DONNEES
Vous collaborez avec tous les services du CCAS, du CIAS et les partenaires extérieurs
Lieu d'affectation : CCAS des Herbiers
Horaires et conditions de travail :
9h00-13h00 et 14h00-18h00 avec aménagement ATT selon les rythmes en vigueur dans la collectivité
Profil recherché :
- Titulaire d'un BTS Comptabilité, gestion ou G.E.A.
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Qualités d'écoute, disponibilité et adaptabilité