Assistant de Coordination H/F KARPOS RH

KARPOS RH recrute pour un de ses clients, un acteur reconnu dans le domaine de l’inspection, du contrôle technique et de la conformité réglementaire, un(e) Assistant(e) de Coordination.

Présent sur l’ensemble du territoire, il accompagne les professionnels dans la maîtrise des risques, le respect des normes et l’amélioration de la sécurité de leurs installations.

Dans une perspective de développement de l'équipe, nous recherchons un(e) Chargé(e) de Coordination d’Audit, directement rattaché(e) à la direction, pour travailler en binôme avec un consultant paie.

Ses missions seront les suivantes :

1. Coordination et suivi des préconisations

• Travailler en binôme avec le consultant pour garantir une interface efficace avec le client et les administrations, avec pour objectif de garantir l’avancement du dossier et la mise en œuvre des pistes d’économies identifiées,
• Assurer la circulation fluide des informations et documents, et être garant de la récupération de l’exhaustivité des données nécessaires aux différentes étapes de la mission,
• Planifier et organiser tout rendez-vous nécessaire à la mission (ouverture de mission, point intermédiaire, restitution avec les clients etc.),
• Suivre la réalisation des préconisations effectuées par le consultant et mettre à jour un tableau de suivi des préconisations, enjeux, délais à respecter et états d’avancements.

2. Support technique et administratif

• Prendre en charge toute tâche administrative en lien avec les missions ou l’organisation de la société,
• Suivre administrativement les dossiers, en interne et avec les administrations, 
• Apporter un support administratif au consultant sur la préparation des analyses et la mise en forme des documents techniques,
• Mettre à jour les bases de données clients et outils de suivis internes

3. Relation clients et administrations 

• Prendre en charge l’accueil téléphonique, les relances clients et administrations, 
• Suivre les priorités, assurer un reporting régulier des missions en cours,
• Gérer la facturation par la préparation et l’émission des factures, les relances et les recouvrements si-nécessaire,
• Participer à l’amélioration continue et aux projets de développements des outils et des processus interne.

De formation BAC +2 à BAC +3, type BTS Assistant(e) Manager/Gestion de la PME/Gestion et Comptabilité, vous avez déjà acquis une expérience significative sur une fonction d’assistanat/chargé(e) de mission. Une bonne maitrise du Pack office (Word, Excel, Powerpoint) est exigée.

Vous êtes très organisé(e), rigoureux(se) et faites preuve d’initiatives dans l’exercice de vos missions.

Vous possédez de réelles qualités rédactionnelles, vous maîtrisez parfaitement l'orthographe ; vous êtes à l'aise autant à l'écrit qu'à l'oral, notamment au téléphone.

Votre excellent relationnel vous permet également de bien communiquer avec vos différents interlocuteurs, tant en externe qu’en interne.

Vous faites preuve de dynamisme, de bonne volonté et appréciez le travail en équipe.

Enfin vous souhaitez rejoindre une entreprise à l’esprit positif, bienveillant et enthousiaste !