Chargé(e) d'accueil en Résidence Seniors LES JARDINS D'ARCADIE EXPLOITATION

La résidence Seniors, Les Jardins d'Arcadie située à Rochefort recherche un(e) chargé(e) d'accueil pour des CDD de remplacement (dates et durée à définir avec l'employeur), à temps plein.
Vos missions :
L'accueil et le suivi :
- Accueil des résidents, des familles, des fournisseurs, partenaires et visiteurs ;
- Répondre aux appels entrants, prendre des messages et fixer des rendez-vous ;
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
L'administratif :
- Tenir des tableaux de suivi de la restauration, de la coiffure, de la blanchisserie le cas échéant etc. ;
- Réaliser la facturation ;
- Gestion des commandes administratives ;
- Etablir les remises de chèques en banque et le suivi des encaissements ;
- Préparer les dossiers administratifs des résidents ;
- Commander le matériel de bureau nécessaire ;
- Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs (factures GED).
Répondre aux besoins des résidents :
- Renseigner les prospects et les résidents en demande d'information sur l'hébergement et les prestations de service à la personne ;
- Répondre aux demandes de conciergerie ;
- Veiller à mettre à jour régulièrement l'affiche en résidence (animation, menus.) ;
Savoirs :
- Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ;
- Les outils digitaux de communication (WhatsApp, Slack, domotique, application JDA...) ;
- La démarche commerciale et le plan d'actions ;
- Les règles d'hygiène et de sécurité, le protocole 24h/24h ;
- Les fondamentaux de la bientraitance ;
- Les règles d'éthique liées à son activité (Charte éthique, engagement éthique, Charte de la personne âgée accueillie).
Savoir-être :
- Organisation ;
- Rigueur et sérieux ;
- Ponctualité et adaptabilité ;
- Autonomie et sang-froid ;
- Disponibilité et patience ;
- Ecoute ;
- Respect du secret professionnel.