Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente AMBULANCES AJACCIENNES AMBROSINI

Mission principale
Assurer l'accueil, la gestion administrative, l'organisation et le suivi des activités de l'entreprise afin de garantir le bon fonctionnement des services et la qualité de la relation avec les clients, patients et partenaires.
Accueil et relation clientèle/patientèle
Assurer l'accueil physique des clients et/ou patients.
Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs.
Renseigner les clients/patients sur les prestations, procédures et informations nécessaires.
Assurer la transmission des messages aux services concernés.
Gestion administrative
Réaliser les tâches courantes de secrétariat.
Rédiger, classer et archiver les documents administratifs.
Traiter le courrier entrant et sortant.
Assurer le suivi des dossiers administratifs.
Gestion des commandes et de la facturation
Réceptionner et enregistrer les commandes.
Assurer le suivi administratif des prestations.
Établir et suivre la facturation.
Effectuer les relances administratives si nécessaire.
Régulation et planification
Participer aux activités de régulation et de coordination des interventions.
Constituer les équipages selon les besoins opérationnels.
Élaborer et mettre à jour les plannings du personnel.
Assurer le suivi des heures travaillées et des absences du personnel.
Assistance à la direction
Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction.
Organiser les réunions et assurer leur suivi administratif.
Préparer les documents et supports nécessaires à la direction.
Gestion du parc véhicules
Assurer le suivi du planning d'entretien et de maintenance des véhicules.
Veiller au respect des échéances réglementaires et techniques.
Suivre les interventions et réparations réalisées.
Missions complémentaires
Participer à l'amélioration des procédures administratives.
Assurer toute autre tâche administrative ou organisationnelle demandée par l'employeur dans le cadre de ses fonctions.
Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Excellentes capacités organisationnelles et relationnelles.
Bonne expression orale et écrite.
Sens de l'accueil, de la discrétion et de la confidentialité.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Rigueur, autonomie et réactivité.
Profil recherché
Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
Expérience souhaitée dans un poste similaire.
Une expérience dans le secteur médical, paramédical ou du transport sanitaire constitue un atout.
Qualités personnelles
Sens du service.
Esprit d'équipe.
Polyvalence.
Gestion du stress.
Ponctualité et fiabilité.