Apprentissage - Agent administratif H/F Office français de la biodiversité

Mission

Au sein de l'équipe assistance et gestion du pôle administratif et financier de la DGD Mobilisation de la société (DGD MS) et dans le respect de ses procédures internes, l'agent administratif :

• Apporte un appui et assiste l'équipe d'assistance et partenariat du pôle, et particulièrement aux assistants de direction en poste à Pérols, Vincennes et Brest afin d'optimiser la gestion administrative de leurs activités.
• Prend en charge avec polyvalence, sous l'autorité de la cheffe d'équipe assistance du pôle, le suivi administratif de certains dossiers (gestion administrative et financière des contrats) en veillant à la bonne application des procédures.
• Contribue au bon fonctionnement administratif de la DGD MS, en relation avec les services de la DGD Ressources (finances, logistique, ressources humaines, systèmes d'information, stratégie d'intervention financière et contrôle de gestion), en veillant à l'application des procédures.

Activités principales

• Gestion du courrier entrant et sortant de la DGD MS: enregistrement, diffusion et archivage du courrier.
• Gestion de la boite mail de l'équipe assistance.
• Gestion des déplacements : accompagner les agents de la DGD MS dans la réservation de leurs titres de
  transports et d'hébergement, ainsi que dans la prise en charge de leurs frais de déplacement.
• Mise à jour des tableaux de suivi (agents, contrats, demandes d'achat…).
• Mise à jour des listes de diffusion et des organigrammes.
• Assurer le suivi des circuits de validation et de signature.
• Numérisation, classement et archivage des actes administratifs (devis, commandes, services faits, contrats, etc.)
• Apporter un appui administratif à l'équipe assistance dans le suivi d'exécution budgétaire : Préparation des dossiers de commandes, et enregistrement des services faits correspondants.
• Suivi et mise à jour de l'inventaire physique et comptable (entrées/sorties des équipements).
• Gestion des fournitures de bureau (suivi du stock, distribution, commande…).
• Accueil des nouveaux arrivants (prise en charge administrative, préparation du matériel informatique en lien avec la DSI…), et gestion des départs (récupération de la dotation informatique, du badge…).

Localisation : 94300 Vincennes