ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION DES SI F/H (H/F) ECOLE POLYTECHNIQUE

Au sein du Secrétariat Générale de l'Ecole Polytechnique, la direction des systèmes d'information (DSI) est une structure transverse dont la mission est d'accompagner le développement de l'École polytechnique et de l'Institut polytechnique de Paris et d'améliorer la performance et la qualité des services au profit de l'ensemble des populations : élèves, étudiants, enseignants, startup, chercheurs et personnels de direction et de soutien.
Rattaché(e) directement au directeur des systèmes d'information, vous aurez pour mission principale d'assister le directeur et les chefs de pôle dans leurs missions administratives et financières au quotidien.
Vous assurerez également un renfort de l'IT Service desk pour la gestion des référentiels du système d'information, l'accueil et l'assistance des utilisateurs. Enfin, vous coordonnerez les formations utilisateurs.
A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
Administratif :
* Gérer et organiser le planning du directeur des systèmes d'information et de son adjoint;
* Gérer les demandes courantes de la direction : réservations de véhicule, demandes de moyens, demandes de badges, ordre de missions, prestation de restaurations, organisation de réunion, fournitures courantes, création de questionnaire en ligne etc. ;
* Assurer les accueils physiques et téléphoniques du service ;
* Saisir, mettre en forme, diffuser divers documents (courriers, rapports, convocations, conventions.) ;
* Gérer la documentation et les archives (papier et numériques) ;
* Gérer les référentiels et liste de diffusion;
* Être le Référent RH de la direction ; proposer et organiser des événements de cohésion.
Financier :
* Sur demande du DSI réaliser en autonomie des achats utilisant la procédure kit MAPA, ou centrale d'achat;
* Effectuer pour le compte de responsables de projet les saisies contractuelles, budgétaires et comptables, suivi et le reporting dans SI financier ;
* Mettre les factures en paiement ;
* Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l'organisme ; Mettre à jour les tableaux de bord financiers de la DSI;
* Assister les responsables de la DSI et les chefs de pôle dans le processus de suivi budgétaire.
Formation :
* Concevoir et réaliser les formations de prise en main du SI destinées aux nouveaux arrivants (format 90mn & 10-15 personnes);
* Organiser des formations avancées à certains SI métier;
* Former et animer pour la bonne utilisation du système d'information la communauté métier des gestionnaires d'entité et réaliser des actions de mise en qualité du SI;
* Être référent expert école des logiciels : Limesurvey, Xajam, Whaller, Gargantua, parapheur électronique.
Activités complémentaires :
* Dans le cadre de ses missions pour l'École polytechnique, l'agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.
* Cette liste d'activités n'est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle.
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne).
Vous êtes notre perle rare car :
Vous êtes titulaire d'un Bac +2/3 en gestion PME/PMI ;
Une expérience en conception et réalisation d'actions de formation serait appréciée.
Vous faites preuve d'un bon sens relationnel, de diplomatie, de rigueur et d'organisation.
Vous savez travailler en transversal, animer des formations et des communautés, et interagir avec des interlocuteurs variés.
Une connaissance du Code des marchés publics constitue un atout.