Adjoint administratif EHPAD/UHR/ACCUEIL DE JOUR ALZHEIMER h/f EHPAD RESIDENCE D'AUTOMNE

Sous la responsabilité du Directeur de soins, vous assurez l'ensemble de la gestion administrative et financière de l'EHPAD-UH-ACCUEIL DE JOUR ALZHEIMER.
Vous êtes le premier contact avec les familles, résidents, organismes extérieurs, et devez assurer un accueil de qualité. Vous accompagnez dans les démarches administratives et répondez aux différentes demandes.
Vous assurez l'ensemble de la gestion administrative et financière de l'EHPAD UHR AJA. Vous travaillez principalement avec le Département, la Trésorerie, les organismes tutélaires pour la gestion et le suivi des demandes des dossiers ASH.
Vous travaillez en collaboration avec le médecin coordonnateur, le cadre de santé, l'IDEC et les IDE afin de répondre aux différentes demandes externes et internes.
Vos missions :
- Développer les relations avec les familles, tutelles et les proches des résidents afin de répondre à leurs besoins.
- Veiller au respect des droits des résidents.
- Savoir répondre aux différentes demandes, assurer les différents appels téléphoniques internes et externes pour rediriger correctement les appels et apporter des réponses aux différents interlocuteurs.
- Préparation du dossier administratif du résident avec les différents documents nécessaires - préparation de la fiche IDE avec les informations administratives - transmission des documents et de la fiche administrative au trésor public.
- Suivi de la mise à jour des personnes à prévenir et de la planification des chambres pour transmission aux Cadre, IDEC et IDE.
- Transmettre les coordonnées de la personne de confiance et de l'organisme tutélaire aux IDE ainsi que le livret de famille et les dispositions en cas de décès.
- Enregistrer les nouveaux arrivants.
- Saisir les mouvements journaliers.
- Assurer la facturation mensuelle.
- Effectuer les statistiques mensuelles : taux d'occupation, nombre de journées, l'effectif mensuel, avec comparatif des années antérieures puis transmission au service financier.
- Etablir les attestations de présence et de paiement pour les familles et le département.
- Enregistrer les nouveaux arrivants - Etablir le dossier administratif - contrat de séjour - demande d'APL.
- Etablir les statistiques d'activités EHPAD UHR.
- Gestion de la liste d'attente et transmission des dossiers aux médecins coordonnateur, cadre de santé, et IDEC.
- Donner l'accord administratif avec le responsable financier suite à la commission d'admission.
- Saisir et mettre en forme les différents documents.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services extérieurs.
- Organiser la commission gériatrique du médecin coordonnateur : PowerPoint, ordre du jour, transmission des invitations, rédaction du compte rendu.
- Elaborer les statistiques du rapport d'activité annuel du médecin coordonnateur et rédaction dicté par ce dernier.
- CVS : élaboration de l'ordre du jour puis transmission au président pour validation - envoi des invitations, participation au CVS prise de note puis rédaction du compte rendu (transmis au président pour validation). Organisation des élections du CVS - En tant que membre invité au CVS.
- Répondre aux différentes enquêtes en collaboration avec le médecin coordonnateur et la cadre.
- Etablir la facturation mensuelle pour les payants.
- Etablir la facturation trimestrielle pour les dossiers ASH après accord du département - demande des contributions trimestrielles à la trésorerie.
- Dossier ASH à constituer par la famille, tutelle ou assistant social au CCAS de l'ancien lieu d'habitation du résident.
- Réclamer le récépissé de dépôt à transmettre à la trésorerie.
- A l'admission si demande ASH demander le reversement des pensions à la trésorerie (prise de rendez-vous avec dernier relevé de banque).
- Saisir les contributions trimestrielles dans médiane pour facturation.