Gestionnaire de formation / office manager (H/F) ALLIANCE COACHS

Le cabinet Alliance-Coachs fondé en 2002, est référent dans l'accompagnement des Responsables et de leurs équipes à partir de leurs besoins spécifiques d'évolution, de changement, de collaboration et de performance.
Via ses 3 écoles de coaching de Bordeaux, Toulouse et Nantes, le cabinet forme de futurs coachs, capables d'intervenir auprès d'organisations, d'équipes et d'individus.
Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, nous recherchons pour notre bureau d'Hossegor, un(e) gestionnaire de formation / office manager.
Rattaché(e) au Dirigeant, vous êtes garant(e) de la bonne gestion administrative des accompagnements et des formations.
Vous avez un rôle de support auprès du stagiaire tout au long de son cycle de formation : du premier contact en tant que prospect, à l'accompagnement du stagiaire dans la mise en œuvre et la gestion de son dossier de financement.
VOS MISSIONS
Gestion du parcours candidat et apprenant
- Participer au recrutement des apprenants : renseigner les futurs apprenants sur les formations proposées, les modalités d'inscription
- Accompagner les candidats dans l'identification et la mobilisation des solutions de financement adaptées à leur situation
- Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers apprenants : pièces administratives, conventions, contrats, convocations, attestations, feuilles d'émargement, questionnaires et documents de suivi
- Collecter, contrôler et archiver les feuilles d'émargement, attestations de présence, certificats de réalisation et bilans de formation
Gestion administrative et comptable
- Rédiger et suivre les documents administratifs liés aux formations et aux prestations de coaching : conventions ou contrats, échéanciers, attestations
- Émettre les devis et factures
- Suivre les règlements, identifier les retards de paiement et effectuer les relances
- Effectuer les rapprochements bancaires mensuels
- Mettre à jour les tableaux de suivi comptable : échéanciers, paiements reçus, impayés, dépenses
- Gérer et mettre à jour les dossiers et/ou factures sur les plateformes institutionnelles et financeurs, notamment EDOF et KAIROS
- Contribuer au respect des exigences Qualiopi en veillant à la conformité des documents, à la traçabilité des actions et à l'archivage des preuves
- Participer à la préparation des audits Qualiopi
Coordination des formations
- Participer à l'organisation logistique des sessions de formation : réservation de salles, préparation des supports
- Assurer la logistique et l'organisation des évènements (modules de cours, certification, remise de diplômes, etc) : planning, invitations, réservations de lieux
Communication digitale
- Mise à jour régulière du site web (Wordpress)
- Création de supports visuels : utilisation de Canva pour les posts LinkedIn et les documents clients (Word + visuels)
- Animation et publication de contenus sur LinkedIn
LE PROFIL
De formation Bac+2/3 (Comptabilité/Gestion), vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans minimum dans un poste similaire.
Les connaissances dans le domaine de la formation professionnelle et dans son financement (OPCO, Kairos, France Compétences, etc.) sont requises afin d'être pleinement à l'aise dans l'exercice de vos fonctions.
De nature réactive, rigoureuse et organisée, vous aimez travailler en toute autonomie et à distance avec votre manager souvent en déplacements.
Votre excellent relationnel et votre sens du service vous permettent de créer une relation de confiance avec vos différents interlocuteurs.
Vous maitrisez les outils bureautiques et collaboratifs sur un environnement Mac et les outils de type Formdev, Dropbox, Trello.
L'utilisation et la maîtrise d'outils comme Genially et Canvas sont un plus.
LES CONDITIONS DU POSTE
- Prise de poste souhaitée : lundi 24 aout au 31 décembre 2026
- Lieu : Hossegor, dans la zone Pédébert
- Télétravail partiel possible