Office manager (H/F) EXTIME FOOD & BEVERAGE PARIS

Rattaché(e) à l'Assistante de Direction auprès du Directeur Général, vous garantissez un environnement de travail accueillant, fonctionnel et sécurisé pour l'ensemble des collaborateurs et visiteurs. Vous pilotez trois grands volets complémentaires : le Facility Management, l'Accueil et la Sûreté aéroportuaire ainsi que la gestion du renouvellement des Titres de Circulation Aéroportuaire (TCA).
Vos missions principales
1. Facility Management - gestion des locaux du siège
Piloter la gestion globale du siège : maintenance, interventions techniques, suivi des prestataires (ménage, entretien, multi-technique.) et relation avec le bailleur.
Assurer la bonne tenue des espaces de travail, du local archive, des bureaux de passage et du pôle détente / cafétéria.
Gérer les contrats fournisseurs et le suivi budgétaire associé (services généraux).
Superviser le parc copieurs : maintenance, encre, compteurs, gestion du stock papier.
Assurer les commandes de fournitures, petit matériel et consommables.
Gérer les clés, badges d'accès bureaux/cantine et réservations parking visiteurs.
Veiller à la propreté, la sécurité et l'attractivité de l'environnement de travail.
Accueil - visiteurs, collaborateurs, partenaires
Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité, avec professionnalisme, courtoisie et enthousiasme.
Gérer le standard téléphonique, la boîte mail d'accueil et les outils de communication : prise d'appels, filtrage, transfert, prise de messages.
Orienter et renseigner les visiteurs, usagers et clients vers les services ou interlocuteurs compétents.
Tenir à jour les registres d'entrées et sorties et assurer les formalités administratives d'accueil.
Mettre à disposition et garantir la bonne présentation des supports d'information (répertoires, brochures, formulaires, affichages, tableaux de bord).
Participer à la gestion des rendez-vous, réservations et plannings (salles de réunion, logistique formation et événements internes).
Traiter le courrier, les courriels et les tâches administratives confiées.
Animer la communication interne sur les sujets transverses du siège.
3. Sûreté aéroportuaire & gestion des TCA
Piloter la gestion et le renouvellement des Titres de Circulation Aéroportuaire (TCA) pour l'ensemble des collaborateurs concernés.
Assurer le suivi rigoureux des échéances : anticipation des renouvellements, relances, constitution des dossiers, transmission aux autorités compétentes (Préfecture, Groupe ADP, autorités aéroportuaires).
Accompagner les nouveaux entrants dans la constitution de leur dossier TCA et le parcours d'habilitation.
Tenir à jour le registre des habilitations, badges et autorisations d'accès.
Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des services sûreté internes et externes (Groupe ADP, Police aux Frontières, prestataires de sûreté).
Veiller au respect des procédures de sûreté et sensibiliser les équipes aux exigences réglementaires en environnement aéroportuaire.
Participer à la mise à jour des procédures internes en lien avec la sûreté et le contrôle d'accès du siège.
Nous recherchons:
Formation Bac +3 minimum (assistanat de direction, gestion administrative, services généraux ou équivalent).
Expérience confirmée (5 ans minimum) sur un poste similaire d'Office Manager, Assistant(e) de direction polyvalent(e) ou Responsable services généraux.
Une expérience en environnement aéroportuaire ou la connaissance des procédures TCA / sûreté est un atout fortement apprécié.
La pratique de l'anglais est un plus.
Savoir-faire
Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique.
Excellente expression orale et rédactionnelle.
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
Capacité à piloter plusieurs sujets en parallèle et à gérer les priorités.
Aisance dans la gestion du stress et des situations d'affluence.
Conditions particulières
Poste basé au siège social.
Horaires fixes ou variables selon les besoins du service.
Station debout possible lors des phases d'accueil.